Этран ас для чего нужен
ЭТРАН — Незаменимая программа на железных дорогах
Чтобы оформить документы на перевозку груза по железной дороге, надо быть «немного» железнодорожником. Предоставляемая клиентом информация, подразумевает знание устава железных дорог и правил перевозки грузов. Но есть легкий путь. Установка специализированной программы – ЭТРАН.
Данное ПО полностью исключает:
Заказать вагоны и отправить груз можно и без использования ЭТРАНа. Но намного удобнее один раз приобрести программный комплекс и пользоваться им со своего ПК. А для отправителей массовых грузов установка такого ПО – необходимость. Далее посмотрим, кто, как, зачем и что делает в АС ЭТРАН.
Для чего нужен ЭТРАН
АС ЭТРАН – платформа, для оформления железнодорожных документов на перевозку груза. Задача данного комплекса заключается в ускорении организации преддоговорных отношений между перевозчиком, отправителем и получателем груза. Дело в том, что вся информация, которая нужна для оформления документов, находится на едином сервере.
На этот сервер загружены все законы, нормативы и сборники, которые нужны для подачи заявки и заполнения перевозочных документов. В программную оболочку установлена автоматическая проверка правильности заполнения всех граф документа. Если пользователь допустит ошибку, программа об этом информирует.
Возможности ЭТРАН
Такой подход в корни меняет процесс оформления документов на перевозку. До 2002 года клиенты РЖД подавали рукописную заявку на бумажном носителе в СТЦ. Там документ проверялся на правильность заполнения, и, если нет ошибок, отправлялся на рассмотрение. При неправильном заполнении заявки, она возвращалась клиенту на исправление, и процедура повторялась снова.
В ЭТРАНе заявка проверяется автоматически при заполнении, после отправки сразу попадает в нужный отдел ОАО «РЖД», где ее рассматривают. При таком способе заключение договора перевозки происходит быстрее.
Для кого предназначен ЭТРАН
Для всех организаций, которые отправляют и получают груз по железной дороге. Конечно, если клиенту необходима разовая услуга, покупать АС ЭТРАН нет смысла. А вот для тех предприятий, которые работают с ОАО РЖД по договору на эксплуатацию, или их пути примыкают к жд путям ППЖТ – необходимо оформление электронной транспортной накладной.
Также ЭТРАНом пользуются экспедиторы и операторы подвижного состава. Экспедитор, выступая плательщиком за отправителя или получателя, может:
Собственники вагонов, посредством данного программного комплекса, быстро оформляют «порожняк» отправителям массовых сырьевых грузов. При наличии в собственности большого количества вагонов, ЭТРАН позволяет исключить простои вагонов на промежуточных станциях, а это хорошая экономия на плате по занятости жд пути.
Понятие ЭТРАН и его функции.
«Этран» — функциональность электронной обработки документов, которая взаимодействует с жд транспортом и клиентом для организации грузоперевозок.
Этран — электронные документы для сопровождения жд перевозок
В основе решения положен устав жд транспорта России и правила оформления заявок на грузоперевозки жд транспортом.
Как работает такая система
Система этран работает по всей территории России.
Функциональность программы дает возможность клиенту:
Оформление договора регламентирует обмен данными пользователя с организацией. В них указывается юридическая ответственность сторон, права клиентского доступа к функциям программы и информация по перевозкам.
Принципы функционирования программного комплекса
Основные принципы системы ЭТРАН:
Общая база данных дает пользователям одни информационные данные.
ЭТРАН взаимосвязан с системой финансовых расчетов (СФР). Между ними подписано соглашение об ответственности функциональным обязанностям:
Этран значительно экономит время как грузоотправителю, так и грузополучателю
Клиент, пользуясь автоматической системой этран, сводит к минимуму время на оформление грузоперевозок.
Клиент в электронном режиме может:
Товарный кассир использует функции разнообразных проверок:
На станции назначения кассир оформляет документы по прибытии:
Этран позволяет сотрудникам ДЦФТО получать информацию о ходе выполнения заявок для того чтоб контролировать их исполнение.
Система осуществляет контроль за жд перевозками внутри страны и за границей
ЦФТО получает данные по всем видам деятельности системы:
Система этран работает со смежными программными комплексами и дает доступ к данным:
В системе этран проводятся данные по грузоперевозкам, которые пересекают границу. Это позволяет контролировать ход грузоперевозок за рубежом, рассчитывать бюджет следующей перевозки и проверять финансовое состояние экспедиторов.
Программный комплекс защищен от взлома. Имеет необходимые лицензии с сертификатами.
Базовые функции ас этран позволяют:
Электронная транспортная накладная является полнофункциональной системой с обеспечением защиты информации, сертификатами и наличием электронных подписей, которые соответствуют государственным органам.
Электронный документооборот с железной дорогой
Что умеет ЭТРАН, в каких случаях стоит подключаться в режиме АСУ-АСУ, какие перспективы использования электронно-цифровой подписи и многое другое.
Основные функции
ЭТРАН позволяет выполнять множество функций. В первую очередь – оформлять заявку на перевозку груза. Действующий порядок подразумевает, что грузоотправитель должен подавать заявку на перевозку груза на дорогу отправления груза. Нужно заполнить заявку на бумажном носителе, отвезти ее в управление дороги, либо в региональное агентство, либо на близлежащую станцию. После этого приходится ждать ее рассмотрения, согласования и результатов этого согласования. ЭТРАН позволяет грузоотправителю оформить заявку, никуда не выезжая, прямо со своего компьютера. В ЭТРАН виден текущий статус этой заявки: находится ли она на рассмотрении, либо согласована, либо отклонена, либо согласована с какими-либо изменениями и т. д. То есть грузоотправитель может видеть все, что происходит с его заявкой, в режиме реального времени.
Для разовых отправок сама железнодорожная накладная является публичным договором перевозки. Если клиент желает осуществлять перевозки на постоянной основе, то необходимо иметь договорные отношения с той железной дорогой, на которой он производит отправление либо получение грузов.
Существуют нормативные сроки рассмотрения заявок, которые, как правило, соблюдаются. Для случаев несоблюдения разработан порядок претензионной работы. Система ЭТРАН построена в полном соответствии с законами, на основании которых работает железнодорожный транспорт и полностью обеспечивает весь документооборот, которые ведется железной дорогой по организации перевозки грузов.
Дополнительные функции
Сейчас проходят работы по внедрению в ЭТРАН нескольких функций. Например, скоро клиент сможет посмотреть в режиме он-лайн состояние своего лицевого счета. Железная дорога работает на условиях предоплаты, и каждому клиенту заводится лицевой счет, который он пополняет деньгами. С этого лицевого счета в последующем происходит списание средств за перевозку либо за оказание дополнительных услуг.
Реализована функция «Накопительная карточка». В железнодорожных перевозках есть тариф от станции отправления до станции назначения – это те деньги, которые берет железная дорога за перемещение груза от точки до точки. Но есть еще множество дополнительных услуг: погрузка/выгрузка, пломбирование, взвешивание и пр. Они учитываются в отдельном документе, который называется «Накопительная карточка». Вот эта карточка доступна пользователям системы.
Еще одна электронная форма, которой в последующем смогут пользоваться клиенты, – «Учетная карточка». Это своего рода отчет об исполнении заявки. Учетная карточка составляется по каждой поданной клиентом заявке и в ней фиксируется результат: заявка выполнена/не выполнена, у клиента есть претензии/нет претензий; если заявка не выполнена, то по чьей вине: либо клиент не привез груз, либо железная дорога не подала вагоны, либо наступили еще какие-то форс-мажорные обстоятельства.
Кроме того, частично введена функция «Корпоративный клиент». Сейчас в России немало компаний, имеющих головной офис в Москве, а на местах работающих с 5-6 железными дорогами. Естественно, неразумно заставлять такие фирмы из Москвы взаимодействовать с каждой дорогой в отдельности, когда можно действовать через центральный офис. В плане информационных систем подобные решения уже есть – корпоративные клиенты могут заключать договор на установку системы ЭТРАН непосредственно с ОАО «РЖД» в лице Центра фирменного транспортного обслуживания и подавать заявки на перевозку из Москвы.
Кому это интересно
В первую очередь в ЭТРАН заинтересованы те клиенты, которые осуществляют регулярные масштабные перевозки по железной дороге, то есть грузоотправители. Спектр услуг системы по автоматизации подачи заявок о оформлению перевозочных документов ориентирован исключительно на них.
Безусловно, ЭТРАН представляет интерес и для экспедиторов. Им система позволяет видеть и отслеживать перевозки, которые они экспедируют и по которым являются плательщиками. Их интересует в первую очередь возможность контроля оплаты перевозок. Ведь для железной дороги экспедитор – это тот, кто платит за перевозку, и чьи реквизиты указаны в железнодорожных документах в графе «Плательщик». У экспедиторов есть возможность видеть состояние своего лицевого счета и следить за тем, как происходит начисление и списание средств. Также им будет доступен ряд услуг, связанных с пересечением грузом границы и т. п.
Грузополучатели отслеживают подход грузов в свой адрес. Если с какой-то станции оформился документ в адрес грузополучателя, последний увидит это в системе. Он может отслеживать его приближение и рассчитать, когда его ждать груз.
Как установить ЭТРАН
Организацией-разработчиком системы ЭТРАН является компаний «ИнтэлЛекс». Возможностей подсоединения к системе несколько.
Самый простой – установка ЭТРАН на предприятии грузоотправителя либо экспедитора. Подразумевается непосредственная установка физических автоматизированных рабочих мест (АРМ), связь посредством Интернет при соблюдении необходимой защиты информации. Этот вариант удобен для мелких и средних компаний. Если речь идет о серьезных промышленных предприятиях, грузоотправителях, которые имеют собственные автоматизированные системы, то встает вопрос интеграции – пакетного обмена данными между системами ЭТРАН и системой грузоотправителя.
В системе не требуется обновления версий. Ее принципиальное отличие от других программных продуктов в том, что она построена на принципе «клиент-сервер». ЭТРАН находится» в Главном вычислительном центре в Москве. С рабочих мест железнодорожных агентов, товарных кассиров либо с компьютеров внешних пользователей– грузоотправителей идут всего-навсего обращения к этой центральной базе.
Электронно-цифровая подпись
До недавнего времени каждую поданную заявку нужно было обязательно распечатать, заверить печатью и доставить на железную дорогу. Но это требование действовало до принятия Федерального закона «Об электронно-цифровой подписи» (ЭЦП). Сейчас проведены технические и технологические работы, и клиенты могут подключаться к системе ЭТРАН с электронно-цифровой подписью. Поэтому бумажного подтверждения заявки в этом случае уже не требуется. Пока, правда, ЭЦП действует только в заявках на перевозку.
Для конечного пользователя использование электронно-цифровой подписи никак не изменяет процедуру подачи заявки – он заполняет на компьютере форму и в конце кликает «Заверить ЭЦП». Система сличает шифровые коды у грузоотправителя и у железной дороги. В случае судебного разбирательства, если окажется, что они не совпадают, значит, либо одной, либо другой стороной в документ были внесены изменения, то есть кто-то недобросовестно отнесся к сотрудничеству.
В ближайшее время в ЭТРАН планируется переход к оформлению перевозочных документов с использованием ЭЦП. То есть клиент сможет сначала оформить заявку на перевозку, получить ее согласование, после чего создать в системе заготовку накладной, в которой указать конкретный груз, станции отправления и назначения, дату. Накладная, оформленная в электронном виде, появится на рабочем месте у того товарного кассира/агента, со станции которого нужно осуществить перевозку. И в тот момент, когда грузоотправитель с грузом приедет на станцию, заготовка его накладной уже будет находиться у товарного кассира, которому остается только сверить оригинал с уже имеющейся электронной версией и поставить соответствующие отметки.
Следующим шагом является переход на безбумажный документооборот с применением ЭЦП. Эта технология уже адаптирована на ряде российских железных дорог.
История и перспективы
Первоначально ЭТРАН создавался как единая система оформления перевозочных документов ОАО «РЖД». Информационная система, построенная 25-30 лет назад, представляла собой совокупность локальных АРМов, которые обменивались данными между собой. Скажем, клиент подает заявку со всеми необходимыми характеристиками: станция отправления, станция назначения, груз и т.д. После этого появляется накладная, содержащая все те же самые параметры и дополняемая некоторыми другими. Затем заводится вагонный лист, в который переходят многие реквизиты из накладной. Потом создается накладная на выдачу груза – опять-таки реквизиты в большинстве своем одни и те же. Следующий документ – это лицевой счет, в который переходят суммы из предыдущего документа. Один АРМ обеспечивал заявку, второй – накладную, третий – вагонный лист и т. д. В лучшем случае они между собой взаимодействовали, в худшем – просто передавался от одного сотрудника к другому бумажный носитель, и каждый сотрудник перебивал из него данные в свой документ. Стоит ли говорить, что при этом были неизбежны ошибки, в том числе серьезные – например, неверно указанный вес груза влечет за собой неправильный расчет тарифа, что приводит соответственно к ошибочному выставлению счета клиенту.
На постоянном перебивании одних и тех же данных на железной дороге было задействовано огромное количество персонала. То есть товарный кассир на станции отравления оформил документы. Ему приносили бумажный перевозочный лист, он его полностью перебивал, проводил все необходимые регламентные процедуры – и вот груз поехал и прибыл на станцию назначения вместе с бумажной копией (которая едет вместе с ним). Товарный кассир станции назначения брал этот документ и начинал его перебивать – вводить в свою базу, чтобы оформить груз как прибывший.
После того как появилась система ЭТРАН, единожды оформленный документ автоматически попадает в общую базу и хранится там. Когда груз приходит на станцию назначения, товарный кассир, вместо того чтобы набирать документ полностью, по его номеру получает его из базы. Если раньше на оформление уходило 10 мин., то сейчас 1 мин.
Возможности ЭТРАН позволяют прогнозировать, что в будущем все крупные, а также средние клиенты начнут взаимодействовать с железной дорогой через эту систему.
На кого в первую очередь ориентирована система ЭТРАН?
Набор функций, которые предоставляет система ЭТРАН, достаточно широк, поскольку она призвана обеспечить как собственный документооборот Системы фирменного транспортного обслуживания (СФТО) ОАО «РЖД», так и информационное взаимодействие с внешними клиентами железной дороги. Если говорить о внешних клиентах, то условно их можно разделить на три категории: грузоотправители, собственники подвижного состава и экспедиторы.
Для грузоотправителя основным преимуществом при подключении к системе ЭТРАН станет возможность ускорить вопросы согласования и оформления перевозки. Причем в зависимости от объема отправляемых грузов организация может выбрать один из двух вариантов подключения: установка автоматизированного рабочего места или интеграция ERP-системы предприятия с системой ЭТРАН посредством шлюзовых решений.
Экспедитору система ЭТРАН позволяет в режиме реального времени получать информацию о выполненных перевозках, счета за которые будут впоследствии предъявлены ему к оплате.
Для собственников преимущества использования автоматизированной системы ЭТРАН состоят в том, что они получают возможность самостоятельно оформлять документы на порожний рейс. С развитием механизма Электронной Цифровой Подписи возможности собственников будут расширяться.
В каких случаях имеет смысл производить интеграцию системы ЭТРАН и автоматизированной системы управления предприятием?
Использовать систему ЭТРАН отдельно или интегрировать с другими информационными системами, – это зависит от задач, которые ставит перед собой предприятие, и от объемов транспортируемых грузов. Если объем грузов небольшой (заявок меньше 10 в месяц) и понимание преимуществ оформления документов в электронном виде очевидно, то нужно установить одно или несколько автоматизированных рабочих мест (АРМ) с подключением к системе ЭТРАН. Если же объемы перевозок в компании достаточно большие (от 10 заявок и/или 100 вагонов в месяц) и уже есть ERP-система, то интеграция этой ERP-системы с ЭТРАН станет следующим закономерным шагом. Работу в режиме АСУ-АСУ обеспечит интеграционное решение ИС УЖДП (Интегрированная Система Управления Железнодорожными Перевозками) – инструмент для объединения в единое информационное пространство АСУ грузоотправителя и системы ЭТРАН ОАО «РЖД». Оформление железнодорожных перевозочных документов будет происходить автоматически, на основании планов производства (отгрузки, поставки и т.п.), и уже готовые документы будут передавать из АСУ грузоотправителя в ЭТРАН, что существенно упростит процесс оформления перевозок.
Подобная интеграция позволит экономить время на оформление перевозочных документов, прогнозировать загрузку мощностей предприятия, корректировать технологический процесс для достижения максимальной эффективности.
Какие возможности представляет интеграция с системой ЭТРАН в режиме АСУ-АСУ?
В режиме АСУ-АСУ возможен электронный документооборот по всем видам документов, оформляемых клиентами совместно с ОАО «РЖД». Можно также получать информацию из смежных систем (например, из Электронной Торговой Площадки Транспортных Услуг), а также на основании данных первичных документов строить сводные аналитические отчеты о состоянии железнодорожных перевозок и взаиморасчетов за перевозки.
Что касается заявок, интеграция АСУ грузоотправителя с системой ЭТРАН позволяет автоматически экспортировать в ЭТРАН заявки на перевозку, подготовленные в АСУ грузоотправителя, и импортировать из ЭТРАН в АСУ грузоотправителя результаты согласования этих заявок на стороне ОАО «РЖД», включая информацию о подразделении, должности и ФИО сотрудника, согласовавшего заявку, а также причину отказа в согласовании и предложения железной дороги по корректировке заявки.
Накладные, подготовленные в АСУ грузоотправителя, также можно автоматически экспортировать в ЭТРАН. Кроме того, можно импортировать из ЭТРАН результаты обработки этих накладных на стороне ОАО «РЖД», включая номер визы (накладные будут визироваться в электронном виде), провозные платежи и сборы.
Среди дополнительных функций существует возможность автоматически импортировать из ЭТРАН в АСУ грузоотправителя электронные данные других документов: учетные и накопительные карточки, остатки на лицевых счетах, конвенционные запреты и другую информацию, необходимую грузоотправителю.
Если говорить о смежных системах, то, например, ЭТП ТУ предлагает пользователям услуги по информированию о дислокации и операциях с грузами, вагонами, контейнерами, предварительному расчету провозной платы в оперативном режиме, проверке достоверности заполнения номера контейнера, вагона и т.д. Всю эту информацию можно получать автоматически в режиме АСУ-АСУ.
Есть ли ограничения на ERP-систему, с которой ЭТРАН может взаимодействовать в режиме АСУ-АСУ?
Мы не знаем таких ограничений. У нас есть опыт в интеграции с большинством ERP-систем, представленных на российском рынке: SAP R/3, Oracle e-Business Suite, Парус, Альфа, Axapta, Малахит, несколькими «самописными» системами.
Автоматизированная система «Централизованной подготовки и оформления перевозочных документов» (АС ЭТРАН)
Система ЭТРАН основана на принципах использования электронного документооборота при взаимодействии с пользователями услуг железнодорожного транспорта для организации перевозок грузов.
Система ЭТРАН является результатом реинжениринга таких систем, как АРМ ТВК, АСУ ТехПД, ЕК ИОДВ, информационные системы в ГВЦ и ЦФТО.
Система впервые включает клиента (грузоотправителя, грузополучателя, экспедитора) в технологический цикл приема заявок и оформления перевозок, обеспечивая ему возможность оформить заявку на перевозку, подготовить электронную накладную, получить итоговые документы, увидеть результаты расчетов провозной платы по перевозкам и в определенной степени отследить ход перевозок его грузов со своего рабочего места. Клиенту также предоставляется возможность получения информации обо всех грузах, отправленных в его адрес.
Организация обмена информацией с клиентами регламентируется специальными договорами, где прописывается состав информации и ответственность сторон, а также права на доступ к системе со стороны клиента. Разделение функций и включение клиента в процесс оформления документов исключает затраты времени на выполнение работниками железной дороги несвойственных им функций.
Структура и технология системы ЭТРАН позволяет исключить массу ошибок, возникающих при съеме информации с бумажных документов, т.к. использует принцип первичности электронного документа перед бумажным, раз и навсегда исключает проблему стыковки результатов отправления и прибытия.
Система ЭТРАН впервые использует информацию из заявки на перевозку при оформлении перевозочных документов, что позволяет уменьшить объем ручной работы при заполнении электронной накладной. Связь перевозочных документов с заявкой на перевозку грузов дает возможность автоматизировать ведение учетной карточки по этой заявке и обеспечить переход к автоматизации подразделений, которые занимаются контролем исполнения заявок.
Основное назначение Автоматизированной системы «Централизованной подготовки и оформления перевозочных документов» (АС ЭТРАН)
Эксплуатация системы ЭТРАН, прежде всего, должна решить вопросы повышения качества, обеспечения полноты подготовки перевозочных документов и расчетов за перевозки во всех видах сообщений за счет единства требований и предоставления возможности предварительного оформления необходимой документации непосредственно с рабочего места грузоотправителя. Одновременно снижаются затраты по проверке и внесению изменений в расчеты любой перевозки, по недопущению ошибок и налаживанию взаимодействия с плательщиками, клиентами железнодорожного транспорта.
Электронный обмен данными с последующим применением электронной цифровой подписи позволяет организовать более оперативное, с полным информационным сопровождением процесса перевозок, взаимодействие грузоотправителей и железных дорог на всех этапах: от заказа перевозки до выдачи груза получателю.
АС ЭТРАН позволяет:
— обеспечить защищенное подключение информационного ресурса клиента с использованием общедоступных сетей связи (в том числе Интернет) или через ведомственную сеть передачи данных;
— рассчитать оценочный и (или) точный тариф;
— оценить текущее состояние расчетов с железной дорогой;
— сформировать электронную заявку на перевозку грузов и получить результаты согласования. Согласовать заявку владельцем путей необщего пользования;
— оформить транспортную накладную в электронном виде;
— получить информацию о прибывших, поданных, убранных и отправленных вагонах;
— получить в электронном виде транспортную накладную с момента отправления груза в свой адрес;
— оформить получение прибывшего груза;
— согласовать учетную карточку по результатам выполнения заявки на перевозку грузов;
— получать выписки с лицевого счета и счет фактур;
— организовать обмен данными с действующими автоматизированными системами в организации;
— организовать доступ для получения и использования необходимых актуальных электронных справочников, необходимых при контроле и формировании электронной информации (заявки, перевозочные документы и другое): о станциях, грузах и вагонах, о грузополучателях, портах и странах, об объявленных конвенциях и тому подобное;
— просмотреть разрешающие телеграммы.
Функции Автоматизированной системы «Централизованной подготовки и оформления перевозочных документов» (АС ЭТРАН)
Возможности, предоставляемые системой ЭТРАН клиенту, позволяют минимизировать бумажный документооборот, время и сроки оформления перевозок:
· Подача заявки на перевозку;
· Получение результата согласования заявки;
· Оформление накладной на основе заявки;
· Оформление результатов погрузки;
· Получение в электронном виде квитанции о приеме груза к перевозке;
· Получение информации о нештатных ситуациях.
Для товарных кассиров это дает возможность избавиться от ручного ввода информации по перевозочным документам, используя данные заявки и данные накладной, оформленной клиентом.
Товарным кассиром реализуются функций различных проверок:
· Соответствие информации по заявке;
· Наличие денег на счете клиента;
· Наличие конвенционных запрещений и ограничений по данной перевозке.
Товарный кассир на станции назначения выполняет минимум работы по оформлению перевозочных документов по прибытии:
· Добавление сведений по перевозке, которые возникли в пути следования;
· Окончательный расчет за перевозку.
Система ЭТРАН предоставляет работникам ДЦФТО возможность получения информации о выполнении заявок (в объеме учетных карточек) для контроля исполнения заказов.
Система ЭТРАН обеспечивает ЦФТО возможность получения полной информации по всем видам деятельности системы:
· Состоянию расчетов (сколько денег получено за перевозки);
· О нарушениях в процессе работы.
Система ЭТРАН предоставляет смежным системам следующую информацию:
· Результаты расчетов по перевозкам (АСОУП, ЕК ИОДВ, ЕК АСУФР).
Также сохраняется возможность обеспечить экспедиторов информацией и организовывать расчеты с ними.
В систему ЭТРАН попадает вся информация по импортным и транзитным перевозкам с момента пересечения границы, что позволяет взять под контроль эти перевозки и организовать необходимую работу с экспедиторскими организациями:
· рассчитать деньги на предстоящие перевозки, принятые из-за границы;
· проверить платежеспособность экспедиторов.
Достоинства и недостатки Автоматизированной системы «Централизованной подготовки и оформления перевозочных документов» (АС ЭТРАН)
Преимущества: Грузоотправитель получает возможность, во-первых, автоматизировать необходимые формы отчетности и учета собственной продукции, сократить время на подготовку документации, а также в реальном режиме времени получать информацию об объемах, номенклатуре погруженных грузов, начисленных платежах и сборах, используемом подвижном составе. Агент ФТО освобождается от непроизводительного ручного труда по вводу информации за счет передачи; более внимательно проверять правильность оформления перевозочных документов, что очень актуально при неравномерном предъявлении больших объемов к погрузке; сокращается время, затрачиваемое на оформление документа.
Недостатки: В случае обнаружения ошибки или неточности передаваемой информации время, затрачиваемое на оформление перевозочного документа, увеличивается, так как все поля, даже поля ответственности работников железной дороги, не доступны для корректировки при первоначальной передаче. Чтобы исправить или добавить информацию необходимо полностью оформить документ с искусственно допущенной ошибкой (например, неправильно указать дату фактической погрузки), и только после этого поля становятся доступными для проведения корректировки.
В итоге организация электронного обмена позволяет решить вопросы повышения качества обслуживания клиентов, полноты подготовки перевозочных документов за счет единства требований. Кроме того исключаются затраты за счет однократности ввода информации и многократности ее использования.
Принципы взаимодействия АСУ Грузоотправителя с АС ЭТРАН
Если грузоотправитель (далее ГО) имеет собственную систему оформления и учёта перевозочных документов (далее АСУ ГО), то возникает необходимость синхронизации процессов передачи и оформления перевозочных документов. В основном такая синхронизация реализована грузоотправителем в виде обработки документов на бумажных носителях, например передача накладной на станцию погрузки, а далее внесение информации о платежах и сборах из квитанции в собственную АСУ для внутренней отчётности.
Когда объем перевозок увеличивается, эта работа превращается в рутину, отнимает много времени, ведет к увеличению расходов (транспорт, расходные материалы и пр.). Также не исключается человеческий фактор: при обработке большого количества бумажных документов любой, даже самый опытный работник, может совершить ошибку, которую потом сложно отследить и вовремя устранить.
Требования, необходимые для реализации электронного взаимодействия АСУ ГО с системой ЭТРАН:
· наличие собственной АСУ, имеющей необходимые интерфейсы доступа;
· наличие подключения к системе ЭТРАН.
На данный момент реализовано такое взаимодействие на примере крупного грузоотправителя, использующего корпоративную систему Босс Корпорация и ЭТРАН. На рисунке 10.42.1 приведена схема информационных потоков этой реализации.
Описание информационных потоков по схеме:
1. Пользователи АСУ ГО формируют план отгрузок на следующий месяц до установленного железной дорогой срока (в зависимости от вида сообщения) и сообщают о готовности администратору Шлюза.
2. Администратор Шлюза выполняет передачу заявок на перевозку грузов в ЭТРАН нажатием одной кнопки, при этом заявки формируются в ЭТРАНе в состоянии «Заготовка».
3. На экранных формах АСУ ГО отображается успешность передачи данных плана отгрузок в качестве заявок в ЭТРАН, в соответствии с привязкой строк плана со сформированными (или не сформированными) заявками. Если при передаче возникали ошибки, то на форме будут присутствовать их описания. При этом пользователям АСУ ГО ответственным за формирование плана отгрузок предлагается внести исправления в соответствии с описанием ошибки. После устранения ошибок, пользователи АСУ ГО информируют об этом администратора Шлюза и снова выполняются действия 2-3 по циклу до максимального устранения всех ошибок.
4. Если какие-то ошибки так и не удалось устранить, сотрудник ГО ответственный за согласование заявок на перевозку, вводит непереданные данные в ЭТРАН через АРМ ППД и переводит их в состояние «На согласовании». Затем тот же сотрудник визуально проверяет заявки в состоянии «Заготовка», переданные в ЭТРАН посредством Шлюза, и переводит их в состояние «На согласовании». Далее, заявки проходят согласование в ДЦФТО и ЦФТО.
5. На экранных формах АСУ ГО отображается ход согласования заявок, соответствующих строкам плана, а также комментарии, которые добавили сотрудники согласующих подразделений.
6. На основании согласованного и утверждённого плана отгрузок пользователи АСУ ГО, ответственные за оформление и обработку железнодорожных накладных, по мере осуществления перевозок производят формирование накладных в АСУ ГО за сутки до предполагаемой отгрузки. После создания накладной пользователь проверяет визуально все реквизиты автоматически созданной накладной и производит передачу в ЭТРАН нажатием одной кнопки. Передача осуществляется посредством Шлюза, который обрабатывает запросы на передачу накладных из АСУ ГО. При этом в ЭТРАНе на основе переданных данных формируется накладная на перевозку в состоянии «На визировании».
7. В течение нескольких секунд после нажатия кнопки, на экранной форме АСУ ГО отображается успешность операции передачи данных накладной в ЭТРАН. Если возникает ошибка при передаче данных, то необходимо внести исправления согласно комментарию к ошибке, и выполнить передачу снова. Так до тех пор, пока ошибка не будет устранена. Если ошибку устранить не удаётся, то накладную создаёт сотрудник, отвечающий за оформление железнодорожных накладных в ЭТРАНе, посредством АРМ ППД.
8. На экранной форме АСУ ГО отображается состояние, которое имеет накладная в ЭТРАНе, синхронно с изменением состояния.
9. На экранной форме АСУ ГО отображается результат визирования накладной сотрудниками железнодорожной станции.
10. Если накладная переходит в состояние «Завизирована», сотрудник, отвечающий за оформление железнодорожных накладных в ЭТРАНе, посредством АРМ ППД вводит в эту накладную сведения о погрузке и переводит в состояние «Погружено».
11. Сотрудник железнодорожной станции производит окончательное оформление перевозки и переводит накладную в состояние «Груз принят к перевозке».
12. Шлюз передаёт в АСУ ГО данные из накладной, интересующие ГО: номер вагона, реальный вес груза, провозные платежи и сборы, дата отправления и др.
Электронная цифровая подпись в Автоматизированной системе «Централизованной подготовки и оформления перевозочных документов» (АС ЭТРАН)
С апреля 2005 г. в ОАО «РЖД» начато поэтапное внедрение технологии электронной цифровой подписи (ЭЦП) при электронном документообороте между ОАО «РЖД» и клиентами. Эта работа ведется на базе услуг и продуктов, реализуемых инфраструктурой удостоверяющих центров ЗАО «Компания ТрансТелеком» (ИУЦ КТТК). Услуги ИУЦ КТТК по обслуживанию сертификатов ключей подписи для ОАО «РЖД» осуществляются на основании соглашения, описывающего состав, порядок предоставления услуг и ответственность сторон при использовании сертификатов ключей.
Услуга «Электронная Цифровая Подпись» включает в себя выпуск, обслуживание сертификатов ключей подписи для обеспечения юридической значимости в системах электронного документооборота корпоративного и межотраслевого уровня, а также предоставление в режиме реального времени информации об актуальном статусе сертификатов. Для демонстрации этой услуги была организована выдача сертификатов ключей подписи транспортным организациям в тестовое использование на безвозмездной основе (сроком на три месяца).
Единая информационная технология предоставления – потребления транспортных услуг, выставления счетов и их оплаты, осуществляющая учет, контроль и расчеты в режиме реального времени, может быть реализована объединением автоматизированной системы централизованной подготовки и оформления перевозочных документов ЭТРАН, АСУ финансами и ресурсами и других обеспечивающих систем и подсистем. Таким образом, введение в систему ЭТРАН технологии ЭЦП на базе услуг, предоставляемых инфраструктурой удостоверяющих центров «Компании ТрансТелеком» для обеспечения юридической значимости электронного документооборота, заложит основу создания и формирования единой транспортной счетно–финансовой системы железнодорожного транспорта с соблюдением необходимых требований информационной безопасности.