инструменты проектной деятельности что это
10 инструментов для управления проектами: эффективность, постановка задач и общение
Управление проектом — это про эффективность. Распределять ресурсы, оценивать задачи, стимулировать команду, укладываться в сроки, выходить в плюс.
Чтобы руководителю проектов работалось ещё лучше, существует множество программ для самых разных целей: от тайм-менеджмента до работы с клиентами. Но теория не даёт должных знаний, как практика. Приглашаем всех начинающих и продолжающих управленцев на курс «Управление digital-проектами». Обучение на реальных кейсах.
Итак, какие решения популярны среди digital-управленцев?
Пишет о digital с 2011 г. Руководитель и шеф-редактор контент-агентства Morze.
Готовит коммерческие тексты для Skillbox.
1. Битрикс24
Огромный отечественный комбайн, который может быть и CRM с телефонией, и системой управления задачами. «Битрикс 24» поддерживает Kanban, диаграммы Ганта, продвинутую фильтрацию в задачах.
Плюсы
Почти полностью онлайн-сервис, есть возможность менять интерфейс по своему усмотрению.
Минусы
Десктопные приложения поддерживают не все функции. Сложность внедрения достаточно высокая, так как интерфейс не всегда интуитивно понятен.
От 2 390 рублей в месяц. Есть и бесплатная версия.
2. Jira
Изначально Jira — это баг-трекер, то есть система для контроля ошибок в программном коде. Но очень много компаний используют её как инструмент управления проектами.
Плюсы
Есть интеграция с другими инструментами и продвинутые пользовательские фильтры. Этот проект любят разработчики за возможность в любой момент увидеть процессы проекта в требуемом масштабе. Возможности можно расширить плагинами.
Минусы
Многие функции доступны только через интеграции с другими сервисами. И подходит Jira только для команд, использующих методологии Scrum и Kanban.
От 10$ за 10 пользователей, и от 7$ за каждого следующего до 100 пользователей в месяц. Есть и бесплатный пробный период.
3. Asana
Ещё один любимец программистов. Удобные теги, анализ эффективности, управление несколькими проектами в рамках одной команды.
Плюсы
Интуитивно понятный интерфейс. Возможности продукта расширяются с помощью подключения сторонних сервисов: от Dropbox и Google Drive до Zapier и Bitbucket.
Минусы
Не переведён на русский язык. Остальные минусы — обратная сторона плюсов, к которым придётся привыкать.
От 10,99$ за пользователя в месяц. Сервис бесплатен для команд до 15 человек.
4. ActiveCollab
Один из самых удобных онлайн-сервисов по управлению проектами в команде. Можно ставить задачи, следить за прогрессом выполнения, загружать текущие расходы и инвойсы. Софт доступен в облаке, но ActiveCollab переносится и на собственный сервер.
Плюсы
Обладает продвинутой системой фильтров, что полезно при большом количестве задач и проектов. Система регулирует доступ сотрудников и клиентов к данным, а также хранит логи об активности.
Минусы
Нет уведомлений. А сам сервис придётся некоторое время изучать.
От 7$ за пользователя в месяц. Есть бесплатный пробный период.
5. Slack
Сегодня это фактически стандарт для корпоративной переписки. Здесь сотрудники организовываются в группы, заводят треды под каждым важным постом, проводят групповые звонки и хранят личные идеи в приватном чате. Мессенджер взял лучшее от своих прародителей вроде IRC и Jabber.
Плюсы
Огромный плюс мессенджера — максимальное число интеграций со сторонними сервисами. Минимализм интерфейса не требует серьёзного знания английского. Также в Slack доступны боты в больших количествах.
Минусы
Главный недостаток — ограниченное хранение истории чатов на бесплатной версии (поиск по последним 10 000 сообщениям, 10 интеграций и 5 Гб серверного места на команду).
От 8$ за пользователя в месяц. Есть бесплатная версия для небольших команд.
6. Wrike
Его часто используют, чтобы наладить производство контента. Wrike помогает работать с файлами в реальном времени, отлично реализует диаграмму Ганта и обладает приличной визуализацией. Wrike также контролирует время и бюджет, даёт отчёты. Сам рабочий процесс разделён категориями, проектами, задачами и подзадачами. К задачам привязывается обсуждение. Дополнение к Outlook и Apple Mail разрешает создавать задачи напрямую из писем.
Плюсы
Удобная навигация и настраиваемый дизайн. Есть веб-клиент, приложение для телефона и ПК. Большое количество интеграций.
Минусы
За полный набор функций для больших команд придётся раскошелиться. И серьёзно.
От 9,8$ до 24,8$ за пользователя в месяц. Есть бесплатная версия для 5 человек.
7. MS Project
Старожил рынка, не так давно получивший и онлайн-версию. Очень популярен у западных пользователей и едва ли не синоним диаграммы Ганта. Позволяет планировать проекты, управлять ресурсами, создавать сценарии типа «что, если» и следить за дедлайнами и прогрессом. Плотно интегрируется с Microsoft Office последних версий и SharePoint.
Плюсы
Интеграция с другими программами Microsoft Office. Возможность моделировать варианты решения задач.
Минусы
Требует очень много времени на освоение. Его внедрение — целая история для компании. А ещё — космические цены за полный пакет функций.
От 7$ до 55$ за пользователя в месяц без налогов.
8. Evernote
Один из флагманов сервисов «новой волны» (в эпоху после Microsoft и Web 2.0, конечно же) для сбора данных в командах. А ещё это зачаточная система управления, которая только-только появляется в продукте. Среди функций для команд — таск-менеджер, система рабочих проектов Spaces, а также создание корпоративной базы знаний.
Плюсы
Сам проект идеально подходит именно для последней задачи.
Минусы
Проект находится на стадии обкатки и в сфере управления проектами пока молодой. Небольшое количество интеграций.
От 5,5$ за пользователя в месяц. Бесплатная версия подходит только для личного использования в качестве сервиса заметок.
9. Trello
А вот этот сервис — настоящий популяризатор kanban-доски. Крайне интуитивен и прост, позволяет выставлять приоритеты и интегрироваться с другими сервисами. Простота компенсируется гибкостью работы с системой. Здесь планируют задачи, распределяют по этапам и общаются с коллегами.
Плюсы
Главный плюс — возможность быстро и просто увидеть проект «с высоты птичьего полёта» и визуально оценить степень готовности. А ещё низкий порог входа и лёгкий запуск проектов за минуты.
Минусы
Для кого-то функций будет недостаточно. В остальном минусов нет.
Бесплатной версии большинству команд будет достаточно. Для дополнительных возможностей есть и платная: от 12$ до 20$ ежемесячно и до 100 пользователей.
10. Basecamp
Один из первопроходцев систем управления проектами «новой волны», запущен в 2004 году. Среди возможностей: ведение списков, просмотр расписания сотрудников и команд, хранение файлов и групповой чат. При помощи API можно подключать сторонние приложения.
Плюсы
Проект сохранил функциональную простоту, продумал мобильную версию и создал среди прочего удобный календарь событий.
Минусы
Нет личных чатов и чатов по задачам. Не переведён на русский язык. Высокая цена для малого бизнеса.
99$ ежемесячно, а для команды из 20 человек бесплатно. Есть месяц бесплатного теста.
Выводы
Любым проектом можно управлять с помощью связки специализированного софта. Календари, таск-менеджеры, решения для хранения кода, графики, текстов, облачные сервисы для совместной работы над задачей — решений действительно много, причём качественных.
Но всё это — только вспомогательный инструмент. Для того чтобы быть настоящим менеджером проектов и не завалить первую же свою задачу, нужна долгая и мучительная практика. Как вариант — практический курс от тех, кто ежедневно живёт в персональном аду под названием «управление проектами».
Методы и инструменты управления проектами
Управление проектами — одна из основных отраслей менеджмента. Профессии проджект- и продакт-менеджера сегодня едва ли не самые популярные на hh.ru. Многие молодые специалисты хотят работать в команде, где реализуются и продвигаются новые идеи и где от замысла до результата — несколько шагов. Реальность меняется так быстро, что традиционные методы управления проектами — те, что транслируются на факультетах в большинстве вузов, — теряют актуальность.
В этой статье мы вкратце рассмотрим наиболее востребованные на сегодняшний день инструменты для управления проектами — как конкретные системы и механизмы, так и платформы для командной работы.
Долгое время лидирующей концепцией был Waterfall (каскадный метод). Это тот самый стабильный традиционный менеджмент, с помощью которого делали прорывы проджекты XX века. Этот метод заключается в строгой последовательности задач: перепрыгивать этапы или возвращаться к предыдущим нельзя. Все шаги в проекте должны быть чётко запротоколированы, и на новую ступень можно перейти, только когда пройдена предыдущая. К сожалению, этот подход лишает возможности учитывать изменения, которые могут произойти во время работы над проектом, и задаёт большой срок поэтапной работы.
Agile — система гибких подходов к управлению проектами, наиболее популярная сегодня. Основные принципы, сделавшие её уникальной:
Основные подходы agile-системы
Scrum
Центральное понятие этого подхода — спринты, краткосрочные этапы работы над проектом. Смысл в том, что команда приступает к спринту сразу после постановки задач на него, а по окончании обсуждает результаты. Такое дробление увеличивает производительность и помогает сконцентрироваться на задачах, которые важны здесь и сейчас. Сотрудники работают над проектом, двигаясь от цели к цели, а не аврально загружены на месяцы вперёд.
Kanban
Японская система работы с проектами, зародившаяся на заводе Toyota. Основной принцип — визуализация процесса и движение карточек с задачами по этапам их выполнения. Kanban позволяет увидеть, насколько быстро и эффективно идёт работа, сколько задач сейчас выполняется, не перегружены ли сотрудники. На принципе Kanban основаны многие популярные приложения для организации командной проектной работы — например, Trello.
Инструмент работы с проектами и продуктами, который предлагает уделять больше внимания результату, ориентируясь на его ценность для заказчика. Основной концепт — устранить этапы, которые не значимы для пользователя (заказчика), но на которые компании приходится тратиться. Гибкость такого agile-подхода позволяет быстро оценивать меняющуюся ситуацию на рынке и приспосабливаться к новым условиям.
Инструменты и приложения для командной работы над проектами
Помимо Trello, есть много платформ, которые помогают упорядочить и визуализировать работу над проектом. Крупные компании часто используют Jira, Asana, Notion, Битрикс 24 и Favro. Разберём подробнее каждый из инструментов.
Основное преимущество этой системы — абсолютная прозрачность и простота в управлении. Участник команды ставит задачу, назначает ответственных, определяет дедлайны, и главное — выбирает методы работы с задачей в зависимости от её специфики. В Jira можно задать спринт, использовать метод Kanban, делать дорожные карты проекта. Такая система наиболее актуальна для IT-проектов, где важно быстро и эффективно распределить задачи и процессы между разработчиками. История работы над задачами сохраняется в Jira, и по итогам спринта можно посмотреть отчёт.
Asana
Англоязычная платформа для работы с проектами. В Asana можно создавать профайл для каждого участника команды, ставить задачи с дедлайнами, назначать ответственных — в общем, организовывать стандартные удобные механизмы работы. Преимущество системы ещё и в том, что профили сделаны максимально простыми и информативными: сразу видно, какие задачи необходимо выполнить как можно скорее, а какие могут подождать. Также можно наблюдать за ходом работы у участников команды, чтобы вовремя мотивировать их. Опять же, в условиях прозрачности.
Notion
Система, которая объединяет множество инструментов и приложений: таблицы, базы данных, задачи, канбан-доски, заметки. Позволяет выбирать шаблоны для проекта или для решения отдельных задач. Кажется, что обилие информации и механизмов в Notion может запутать, но это не так: платформа выстроена логично, и разобраться в её функциях несложно. Важно только выбрать именно те шаблоны и инструменты, которые соответствуют специфике проекта.
Битрикс 24
Отечественные разработчики не отстают, и сегодня для управления проектами у нас есть вполне конкурентоспособная платформа 1С Битрикс 24. Это и соцсеть для компании, и система постановки задач, и канбан-доски, и даже звонки — в общем, вся база инструментов, которая может потребоваться бизнесу. Битрикс 24 подходит не только для IT — в этой системе можно вести разные проекты, от фармацевтических до культурных. И всё сделано на русском языке.
Favro
Удобный сервис, похожий на Битрикс 24. Можно ставить задачи с дедлайнами, создавать группы и команды для работы, составлять графики и доски проектов, запускать чаты. Преимущество системы — возможность интегрировать в неё другие сервисы: Google Drive / Calendar, Slack, Dropbox, Jira. То есть результаты работы над проектом на других платформах будут доступны и в Favro. Один из девизов разработчиков: «Перестаньте терять время, разбираясь в процессах, — вместо этого работайте над прогрессом».
У каждой из упомянутых платформ есть удобное приложение для смартфона.
Системы управления проектами позволяют сотрудникам быть включёнными в процесс всегда и везде, отслеживать изменения, читать и оставлять комментарии, ставить и выполнять задачи, следить за графиком и быстро оформлять отчётность. Уже сложно представить, как строился бизнес-процесс, когда всё было на бумаге или в простых документах Microsoft Office. Результат налицо — чем легче организовать работу, тем быстрее и качественнее воплощаются идеи.
Управление проектами — одна из основных отраслей менеджмента. Профессии проджект- и продакт-менеджера сегодня едва ли не самые популярные на hh.ru. Многие молодые специалисты хотят работать в команде, где реализуются и продвигаются новые идеи и где от замысла до результата — несколько шагов. Реальность меняется так быстро, что традиционные методы управления проектами — те, что транслируются на факультетах в большинстве вузов, — теряют актуальность.
В этой статье мы вкратце рассмотрим наиболее востребованные на сегодняшний день инструменты для управления проектами — как конкретные системы и механизмы, так и платформы для командной работы.
Долгое время лидирующей концепцией был Waterfall (каскадный метод). Это тот самый стабильный традиционный менеджмент, с помощью которого делали прорывы проджекты XX века. Этот метод заключается в строгой последовательности задач: перепрыгивать этапы или возвращаться к предыдущим нельзя. Все шаги в проекте должны быть чётко запротоколированы, и на новую ступень можно перейти, только когда пройдена предыдущая. К сожалению, этот подход лишает возможности учитывать изменения, которые могут произойти во время работы над проектом, и задаёт большой срок поэтапной работы.
Agile — система гибких подходов к управлению проектами, наиболее популярная сегодня. Основные принципы, сделавшие её уникальной:
Основные подходы agile-системы
Scrum
Центральное понятие этого подхода — спринты, краткосрочные этапы работы над проектом. Смысл в том, что команда приступает к спринту сразу после постановки задач на него, а по окончании обсуждает результаты. Такое дробление увеличивает производительность и помогает сконцентрироваться на задачах, которые важны здесь и сейчас. Сотрудники работают над проектом, двигаясь от цели к цели, а не аврально загружены на месяцы вперёд.
Kanban
Японская система работы с проектами, зародившаяся на заводе Toyota. Основной принцип — визуализация процесса и движение карточек с задачами по этапам их выполнения. Kanban позволяет увидеть, насколько быстро и эффективно идёт работа, сколько задач сейчас выполняется, не перегружены ли сотрудники. На принципе Kanban основаны многие популярные приложения для организации командной проектной работы — например, Trello.
Инструмент работы с проектами и продуктами, который предлагает уделять больше внимания результату, ориентируясь на его ценность для заказчика. Основной концепт — устранить этапы, которые не значимы для пользователя (заказчика), но на которые компании приходится тратиться. Гибкость такого agile-подхода позволяет быстро оценивать меняющуюся ситуацию на рынке и приспосабливаться к новым условиям.
Инструменты и приложения для командной работы над проектами
Помимо Trello, есть много платформ, которые помогают упорядочить и визуализировать работу над проектом. Крупные компании часто используют Jira, Asana, Notion, Битрикс 24 и Favro. Разберём подробнее каждый из инструментов.
Основное преимущество этой системы — абсолютная прозрачность и простота в управлении. Участник команды ставит задачу, назначает ответственных, определяет дедлайны, и главное — выбирает методы работы с задачей в зависимости от её специфики. В Jira можно задать спринт, использовать метод Kanban, делать дорожные карты проекта. Такая система наиболее актуальна для IT-проектов, где важно быстро и эффективно распределить задачи и процессы между разработчиками. История работы над задачами сохраняется в Jira, и по итогам спринта можно посмотреть отчёт.
Asana
Англоязычная платформа для работы с проектами. В Asana можно создавать профайл для каждого участника команды, ставить задачи с дедлайнами, назначать ответственных — в общем, организовывать стандартные удобные механизмы работы. Преимущество системы ещё и в том, что профили сделаны максимально простыми и информативными: сразу видно, какие задачи необходимо выполнить как можно скорее, а какие могут подождать. Также можно наблюдать за ходом работы у участников команды, чтобы вовремя мотивировать их. Опять же, в условиях прозрачности.
Notion
Система, которая объединяет множество инструментов и приложений: таблицы, базы данных, задачи, канбан-доски, заметки. Позволяет выбирать шаблоны для проекта или для решения отдельных задач. Кажется, что обилие информации и механизмов в Notion может запутать, но это не так: платформа выстроена логично, и разобраться в её функциях несложно. Важно только выбрать именно те шаблоны и инструменты, которые соответствуют специфике проекта.
Битрикс 24
Отечественные разработчики не отстают, и сегодня для управления проектами у нас есть вполне конкурентоспособная платформа 1С Битрикс 24. Это и соцсеть для компании, и система постановки задач, и канбан-доски, и даже звонки — в общем, вся база инструментов, которая может потребоваться бизнесу. Битрикс 24 подходит не только для IT — в этой системе можно вести разные проекты, от фармацевтических до культурных. И всё сделано на русском языке.
Favro
Удобный сервис, похожий на Битрикс 24. Можно ставить задачи с дедлайнами, создавать группы и команды для работы, составлять графики и доски проектов, запускать чаты. Преимущество системы — возможность интегрировать в неё другие сервисы: Google Drive / Calendar, Slack, Dropbox, Jira. То есть результаты работы над проектом на других платформах будут доступны и в Favro. Один из девизов разработчиков: «Перестаньте терять время, разбираясь в процессах, — вместо этого работайте над прогрессом».
У каждой из упомянутых платформ есть удобное приложение для смартфона.
Системы управления проектами позволяют сотрудникам быть включёнными в процесс всегда и везде, отслеживать изменения, читать и оставлять комментарии, ставить и выполнять задачи, следить за графиком и быстро оформлять отчётность. Уже сложно представить, как строился бизнес-процесс, когда всё было на бумаге или в простых документах Microsoft Office. Результат налицо — чем легче организовать работу, тем быстрее и качественнее воплощаются идеи.