Сфера деятельности административная работа секретариат ахо что это

Отдел АХО: как выбрать руководителя и организовать работу

Без административно-хозяйственного отдела (АХО) не может обойтись ни одна крупная компания. АХО обеспечивает условия для работы сотрудников, подразделений и служб организации. Если ответственно подойти к подбору специалистов и их обучению, организация будет всегда обеспечена расходными материалами, не будет уходить в длительные простои из-за поломок оборудования, сможет сэкономить на закупках и без проблем перейдёт на системы бережливого производства или офиса.

Заниматься административно-хозяйственной деятельностью должна команда специалистов. Список состоит из следующих должностей:

Оптимальное соотношение — 15 сотрудников АХО на 1000 работников.

Набор функций отдела и непосредственно директора АХО зависит от специфики работы организации и выделенного бюджета. Анализ вакансий рекрутинговых сайтов показывает, что потребность в руководителях административно-хозяйственной части на отечественном рынке довольно высока. В них нуждаются и заводы, и инжиниринговые фирмы, и телекоммуникационные компании, и футбольные клубы.

Из числа общих функций отдела АХО можно выделить:

Как организовать работу отдела АХО в компании

Функции, права и обязанности сотрудников отдела АХО, требования к их квалификации нужно закрепить в должностных инструкциях. Отдел АХО должен быть независимым и подчиняться напрямую руководителю организации или его заместителю.

В нормативно-правовом отношении отдел АХО обязан соблюдать акты, правила хозяйственного обслуживания, нормы содержания и эксплуатации помещения, всего здания, своевременно проводить ремонтные работы, следить за состоянием технического оборудования, обеспечивать соблюдение техники противопожарной безопасности, санитарного и противоэпидемического режимов.

Контролировать исполнение всех поставленных перед отделом задач, определять меры поощрения и наказания для сотрудников должен руководитель АХО.

Кого назначить на должность руководителя АХО: требования к кандидату

У кандидата на должность руководителя АХО должна быть хорошая практическая подготовка. Важны личные качества: организаторские способности, порядочность, стрессоустойчивость.

Руководитель организации определяет, какие обязанности возложить на руководителя АХО. На рекрутинговых сайтах в числе требований к кандидату можно увидеть: ведение хозяйственной деятельности, подбор жилых и нежилых помещения для нужд компании, планирование закупок, учёт хозяйственных и расходных материалов, организация ремонтных работ, ведение отчётной документации по АХО, проведение инвентаризации и многое другое. Вы можете ознакомиться с образцом должностной инструкции для руководителя АХО.

Руководителю АХО общается с представителями строительных, транспортных организаций, сферы продаж, госструктурами. Потребуются самостоятельность, коммуникабельности и умение строить диалог. Не обойтись без умения работы с документами и владения компьютерными программами.

Будущий руководитель АХО должен иметь минимальные знания в областях экономики, управления, ведения материальной отчетности, знать порядок, сроки составления отчетности и ведения табельного учета, владеть информацией о:

Кандидата на должность следует протестировать. Можно устроить экскурсию по организации, спросить, какие ошибки и недочёты увидел кандидат. Предложите составить план работ по устранению недостатков, рассчитать затраты. Это поможет определить компетентность соискателя.

Задайте контрольный вопрос: «Как вы можете описать свой первый рабочий день в нашей компании?»

Дополнительным плюсом будет готовность выйти в выходной день или ночное время в случае форс-мажорной ситуации.

Как служба АХО взаимодействует с другими отделами

Отдел АХО получает заявки от других отделов. Схему взаимодействия с ними нужно выстроить максимально эффективно. Разберём подробнее, с кем и как взаимодействует АХО.

Отделов может быть и больше. Для всех отдел АХО должен обеспечить комфортную и бесперебойную работу.

С чего начать работу в организации: небольшой совет руководителю АХО

Работу в новой организации руководитель АХО может начать с построения плана административно-хозяйственной деятельности. Оптимальный вариант — составить матрицу всех бизнес-процессов в компании, указать все отделы, которые участвуют в процессе. Нужно отметить, на каких этапах к работе должен подключаться отдел АХО. Составить список расходных материалов и инвентаря, которые всегда должны быть в запасе. Запланировать срочные закупки, приуроченные к конкретному событию в организации. Например, покупку компьютера для нового сотрудника при расширении штата.

Получить полное представление о принципах административно-хозяйственной деятельности, разобрать на практических примерах особенности организации АХО-подразделений, условия оплаты персонала АХО и оценки эффективности их работы вы сможете на курсе «Руководитель АХО» в Учебном центе «Финконт».

Источник

Начальник АХО: должностные обязанности, инструкции, образование, зарплата

Загадочная аббревиатура АХО, расшифровка которой невероятно проста, скрывает в себе весьма полезные функции. Это подразделение присутствует во многих компаниях, штат которых превышает 100 человек. Называется оно административно-хозяйственный отдел. Его обязанности связаны с техобслуживанием зданий. Это может капитальный ремонт, закупка инвентаря, благоустройство прилегающей территории и прочее.

Расшифровка АХО

При грамотной работе отдела в здании все функционирует корректно, начиная водоснабжением и заканчивая лифтами. Административно-хозяйственный отдел под руководством грамотного специалиста всегда четко выполняет свои обязанности, не допуская простоев, связанных с внезапными поломками.

Специалист АХО в небольшой компании может выполнять обязанности всего отдела. Вся суть должности сводится к тому, чтобы обеспечить сотрудникам достойные условия труда при минимальных затратах. Однако выполнение этой задачи предполагает целый комплекс мероприятий, начиная закупкой канцтоваров и заканчивая капитальным ремонтом. Работу специалиста АХО точно не назовешь простой. Она полна сложных заданий и стрессовых ситуаций.

Зачем нужен АХО?

Чтобы предприятие могло нормально функционировать, а внезапные поломки не мешали сотрудникам выполнять свои обязанности, создаются целые отделы. Именно в их обязанности входит контроль технического состояния всех систем и проведение ремонтных или профилактических работ при необходимости.

Чтобы контролировать работу отдела, компания нанимает начальника и нескольких сотрудников. Сплоченная команда может обеспечить бесперебойное и комфортное функционирование предприятия. Если начальник АХО качественно выполняет свои обязанности, можно быть уверенным в безупречной работе всех систем: от водоснабжения до электричества.

Важно отметить, что такие подразделения есть не на каждом предприятии. Обычно это актуально, когда объем административно-хозяйственных работ довольно велик и один специалист справиться с ним не может. АХО обычно создают на крупных предприятиях, в штате которых числится не менее сотни сотрудников.

При таком масштабе важно обеспечить нормальное функционирование здания и комфортные условия для работников. Именно к этой глобальной задаче сводятся все обязанности начальника АХО и его подчиненных. Результат работы зависит от каждого из них. В небольших компаниях административно-хозяйственные функции может выполнять обычный офис-менеджер или даже руководитель.

Нужно сказать, что эта должность существовала и раньше. Однако ее представителей называли завхозами.

Должностные обязанности начальника АХО

Любая работа предполагает ответственность. Особенно это касается тех, кто занимает руководящие позиции. Например, начальник АХО, должностные обязанности которого прописаны в инструкции, несет материальную ответственность. Ведь ему приходится распоряжаться немалыми деньгами, которые организация может выделять на закупки. Отчитаться придется за каждую копейку. Вот почему работа начальника АХО считается стрессовой.

Список обязанностей включает:

Что такое ЕКС?

Не каждый работодатель имеет опыт в составлении должностных инструкций. Поэтому есть вероятность, что на начальника АХО могут возложить лишние обязанности. Проверить это можно, воспользовавшись Единым квалификационным справочником. Именно так расшифровывается ЕКС. Здесь и сотрудник, и работодатель, составляющий инструкцию, смогут найти общие требования, которые должен исполнять начальник АХО. Обращение к справочнику ЕКС позволит избежать спорный ситуаций.

Однако если какой-либо обязанности в справочнике нет, а в должностной инструкции есть, это не повод ее не исполнять. ЕКС содержит лишь общие положения, которые могут дополняться новыми пунктами на усмотрение работодателя. Главный критерий – они не должны противоречить законодательству.

Какое образование нужно начальнику АХО?

Эта должность относится к руководящим. Поэтому к образованию начальника АХО выдвигаются некоторые требования. Возможны два варианта.

В первом эту должность может занять специалист, окончивший вуз и отработавший два года в этой сфере.

Во втором вакансия также доступна претендентам со средне-специальным образованием, но при наличии пятилетнего стажа.

Среди личных качеств, которые пригодятся начальнику АХО, называют:

Обычно на должность начальника АХО претендуют мужчины возраста 35-40 лет. Аналогичные вакансии женщины занимают в небольших учреждениях, работая на позиции офис-менеджера или завхоза.

Чем обоснованы такие требования?

Нужно понимать, что инструкция начальника АХО включает немало пунктов. Если кандидат ранее трудился в указанной сфере, он, скорее, освоит новые обязанности. Обычно работодатели не заинтересованы в том, чтобы тратить время на обучение. Вот почему предпочитают набирать на должность начальника тех специалистов, которые имеют опыт в административно-хозяйственной деятельности.

Сколько зарабатывает начальник АХО?

Любой кандидат, претендующий на эту вакансию, заранее поинтересуется уровнем дохода. Информация вас вряд ли обрадует. Зарплату начальника АХО точно нельзя назвать высокой. Средняя цифра по Москве – 58400 руб. Однако разброс зарплат весьма широк – от 31 до 81 тыс. рублей.

Нужно сказать, что в регионах начальники АХО зарабатывают меньше столичных коллег. Среднее вознаграждение составляет 25-40 тыс. рублей.

Что нужно знать?

В отличие от трудового договора, должностная инструкция совершенно не регулирует отношения между начальником АХО и руководством или подчиненными. Поэтому в нормативных документах не закреплена четкая структура. К инструкции, которая включает должностные обязанности начальника АХО, не предъявляются обязательные требования.

Однако за долгие годы сформировалась общепринятая структура, которая состоит из четырех основных пунктов.

Как стать начальником АХО?

Кандидат, претендующий на эту вакансию, должен иметь соответствующий опыт и проявить некоторую активность. Объявления обычно размещают на сайтах поиска работы.

Просматривая такие предложения, будьте внимательны. Особое внимание уделите блоку, в котором описываются требования. Рекрутеры, рассматривающие соискателей на должность начальника АХО, получают десятки резюме. Поэтому важно выделиться среди других.

Начальник – это руководящая должность. Именно от него зависит слаженность всей команды и успешное функционирование АХО. Работодатели предъявляют требования не только к стажу, но и к личным качествам. Именно на них стоит сделать особый акцент в резюме. Важна стрессоустойчивость, организаторские способности и порядочность. Ведь компания будет доверять начальнику АХО довольно крупные денежные суммы.

Ознакомившись с обязанностями начальника АХО, вы сможете решить, насколько нужна вам эта вакансия.

Источник

Специалист АХО: кто это такой?

Что такое АХО?

Если же корпорация масштабная, то АХО внутри себя дополнительно разделяется на ряд подразделений:

Основные задачи отдела

Сотрудники отдела

Штатная численность отдела зависит от масштабности компании. В среднем, на 100 человек сотрудников приходится 15 специалистов АХО (по инструкции). Подразделяются эти работники на три профессиональных уровня:

Требования к специалисту

Должностная (ведущего специалиста АХО) инструкция подразумевает ряд требований к работнику. Сотрудник должен знать:

Минимальные требования к подготовке специалиста:

Для занятия руководящих должностей обязателен опыт работы в административно-хозяйственном отделе не менее 5 лет.

Личные качества работника

Главные рабочие функции сотрудника

По профстандарту специалист АХО исполняет следующие главные задачи на своем рабочем месте:

Должностные обязанности специалиста

Круг обязанностей специалиста АХО необычайно широк:

Взаимодействие с другими подразделениями

Начальник АХО. По вопросам, требующим согласования с вышестоящим руководителем.

Все другие структурные подразделения организации. Здесь составлен целый список вопросов по получению:

Управление отчетности и учета. Вопросы по получению от АХО:

Предоставляется управлением отчетности и учета следующее:

Юридическое управление. Вопросы получения административно-хозяйственным отделом:

Секретарь-референт. Передача документов на отправку и/или тиражирование. От секретаря отдел получает корреспонденцию в свой адрес.

Права специалиста

Специалист АХО имеет право:

Ответственность специалиста

Работник несет полную ответственность за:

Источник

АХО-2. Должности хозяйственных служб. Функционал и краткое указание их развития

Для понимания сути хозяйственного обеспечения организации необходимо правильно понимать чем занимаются специалисты этой службы. Итак.

Низший уровень, а точнее НАЧАЛЬНЫЙ уровень – специалист/разнорабочий/хозработник/плотник/сантехник и иные придуманные наименования.
РАНЕЕ (советские времена) к данной должности предъявлялись строгие и четко оформленные функциональные обязанности. Логика функций была проста – на крупных предприятиях (по советским нормам свыше 3000 сотрудников) существовала специализация: плотник, сантехник, электрик, дворник, озеленитель и разнорабочий. На малых предприятиях (по советским нормам менее 1000 сотрудников) хозяйственный сотрудник, как правило, совмещал две должности, но разнорабочий при этом присутствовал всегда. Предприятия и учреждения где в силу специфики было не выгодно держать хозяйственную штатную единицу, например – магазин, решали проблему путем привлечения совместителей – электрик, плотник, сантехник и т.д. и т.п.
Данное распределение исходило из принципа достаточности и обеспечительного минимума. Так на крупном предприятии выделенные люди хоть и не являлись основным персоналом (в экономическом смысле), но гарантировали бесперебойную круглосуточную работу заводов, совхозов и институтов. Затраты от всех общеорганизационных затрат в процентном соотношении составляли менее 2%, что экономически оправдывало содержание отдельной структуры и выделение денег на хозяйственную службу. На малых предприятиях для экономии денежных средств за счет ФОТ вводился институт совместительства, подкрепленный премиями и договорами на отдельные виды работ. Это позволяло отдельным, более сообразительным, но недостаточно шустрым сотрудникам в рамках родного предприятия зарабатывать больше обычного. А более шустрым сотрудникам получать деньги не только в родной организации, но и порой в нескольких одновременно. Микроскопические предприятия (магазины, музеи, районные типографии и иные) опирались на разовый найм сотрудников и зачастую лишь документальное совместительство, к примеру – ответственный за электрохозяйство – электрик.
Советская эпоха этому уровню выделяла низшее состояние сотрудников службы обеспечения. Подобных сотрудников было много. Их подготовкой по всей Стране занимались десятки тысяч профессиональных училищ, выпуская ежегодно до трех миллионов специалистов. Сейчас обучение потребных специалистов «запущен» настолько, что можно констатировать предстоящий кризис в ближайшие 5–7 лет. Стоит отметить, что данную экономическую нишу с удовольствием использовали и высококлассные специалисты с целью повысить собственное благосостояние, например – ответственные за электрохозяйство.
Отметим, что отношение к этому начальному уровню хоздолжности из Советской Эпохи перешло и в наше НАСТОЯЩЕЕ время. При этом наблюдаются устойчивые попытки хозяев бизнеса, да и руководителей компаний ЗНАЧИТЕЛЬНО расширить функционал данных должностей. В первую очередь идет объединение всех должностей (плотник, сантехник, слесарь, электрик и разнорабочий, а иногда еще кладовщик, дворник и озеленитель) в одну. К этому постоянно добавляется попытки использовать на данной должности автотранспорт с самыми различными функциями. Как результат – незначительное количество компаний и организаций могут похвастать постоянным составом на данном уровне хозяйственной службы.
Отдельного обсуждения заслуживает попытки симбиоза функционала начального и более высокого уровней хозяйственных функций. Самым распространенным на сегодняшний день распределение:
а) плотник + сантехник + энергетик
б) плотник + сантехник + электрик + энергетик
в) разнорабочий + дворник + слесарь + водитель
г) плотник + сантехник + электрик + водитель
д) плотник + сантехник + электрик + заведующий хозяйством
е) плотник + сантехник + электрик + заведующий хозяйством + водитель
и так далее и тому подобное
При этом в организациях зачастую наблюдается полное отсутствие логики в распределении функций – непонимание как трудочасы по данным функционалам сочетаются между собой и как это выливается в комфортность, успешность работы организации, как влияет все это на ее статус и имидж. Логика в выработке критериев эффективности таких должностей, да зачастую вообще элементарного понятия ППР (планово-предупредительного ремонта) отсутствует! Понятие ППР подменяется другим наполнением, сторонние люди формализуют те процессы, о которых не имеют представление, не зная противоречий и мотивировку этих должностей.
Следствия из данной ситуации всегда одни и те же: постоянная текучка сотрудников хозслужбы, постоянные поломки и аварийные ситуации, постоянные финансовые расходы на содержание/поддержание инфраструктуры в работоспособном состоянии. Если в вашей организации присутствуют данные признаки, то эти статьи для Вас окажутся полезными.
Неразумные попытки минимизировать расходы по ФОТ за счет снижения количества сотрудников этой службы приводит к плачевным результатам, когда человек заболевает или уходит в отпуск и решать вопросы хозяйственного обеспечения становится некому. Организация становится зависимой даже не от личности, а от должности!

Второй уровень. Заведующий хозяйством (Завхоз) – ведущий специалист/заместитель начальника АХО или АХЧ
Очень хитрая ниша в хозяйственных отношениях. Стереотип отношения к данной должности сложившийся еще в советские времена – на все руки от скуки. Придется читателя разочаровать – «на все руки от скуки» – МИФ. Завхоз это в первую очередь человек, который ПОСТОЯННО смотрит, ищет, ПРЕДОТВРАЩАЕТ, организует и лишь изредка работает собственными руками.
Принимая человека на подобную должность, работодатель представляет, что этот человек будет исполнять ВСЕ мелкие работы самостоятельно. Вот только под термином ВСЕ М-Е-Л-К-И-Е работы каждый вкладывает свои определения.
Попробуем сопоставить две стороны одних и тех же процессов.

|Работодатель/Хозяин | Работник/Исполнитель |

Здесь приведен очень-очень краткий список МЕЛКИХ работ показывающий, что понятие «МЕЛКИЕ» могут оказаться совсем не тем, что считает Руководство. При этом зачастую забывают о том, что на этом уровне у заведующего хозяйством появляются еще обязанности по ведению документов: авансовый отчет, акты, приходные/расходные документы, документы по содержанию приборов учета, по содержанию приборов, оборудования, инструментов и т.д.
Следствия из данной ошибочной оценки ситуации всегда одни и те же: периодическая текучка данной должности, неожиданные аварийные ситуации, постоянные финансовые расходы на содержание/поддержание инфраструктуры в работоспособном состоянии. Если в вашей организации присутствуют данные признаки, то это повод задуматься над изменением подхода к хозяйственному обеспечению.
Давайте рассмотрим, когда в организациях у завхоза в подчинении имеются сотрудники. На сегодняшний день можно вывести некую закономерность (приблизительно):
Штатная численность организации Количество сотрудников хозяйственной службы (вместе с руководителем)
10–100 человек 1–2 сотрудника
50–200 человек 2–5 сотрудника
100–500 человек 3–7 сотрудников
200–1000 человек 4–12 сотрудников

При наличии подчиненных завхоз начинает разбивать функции и задачи на два уровня: исполнительский и организационный. Порядок разделения и границы функционалов определяется каждой организацией самостоятельно, исходя из способностей и умений рядовых сотрудников хозяйственной службы. На данном этапе очень сложно формализовать в виде должностных инструкций обязанности. Опытный заведующий хозяйством максимально практикует: «незаконно-неправильное» управление рабочим временем; смешение/разделение функционала; «оперативное лидерство» для устранения аварийных ситуаций; «внутренние резервы»; нарушение норм безопасности для достижения максимальных нужных результатов при минимальных временных затратах.
Исполнительский уровень мы рассмотрели выше в рамках первого и второго уровня функций.
Организационный уровень функций и задач зачастую решает сам завхоз. Сюда входит (основное):
— получение денег
— приобретение расходных материалов
— поиск поставщиков потребного
— получение счета, договора
— «проталкивание» оплаты
— получение необходимого
— привлечение подрядчиков
— формирование технического задания для правильного, полного, комфортного и безопасного функционирования организации и безопасно-комфортной эксплуатации оборудования
— контроль исполнения
— определение «козлов отпущения» в случае непотребного исполнения
— составление актов
— подготовка «закрывающих» документов
— сдача «закрывающих» документов с выделением всей технической составляющей в хозяйственную службу
— составление финансового отчета
Следствия ошибочной политики отношения к хозяйственной службе на данном уровне можно описать следующими терминами: периодическое открытие вакансии, неожиданные аварийные ситуации, неоправданные финансовые расходы на содержание/поддержание инфраструктуры в работоспособном состоянии, полный бардак в хозяйственно-технической и хозяйственно-технологической документации, дискомфортные условия работы простых сотрудников Организации. Если в вашей организации присутствуют данные признаки, то это повод задуматься над изменением подхода к хозяйственному обеспечению.

Усложнение организационного уровня функций и задач хозяйственной службы привело к появлению следующего Третьего СРЕДНЕГО уровня – Заместитель Директора – по техническим вопросам. Он же Начальник АХО, Заместитель директора по АХЧ, Технический Директор.
Очень непростой и запутанный уровень функционала. Начать с того что в конце существования СССР этот функционал начал выделяться по сложному алгоритму в должности: главный инженер или заместитель по общим вопросам. После развала СССР, когда Хозяин Организации пытался контролировать Все Сам и Везде на малых предприятиях (по российскому нормативу менее 100 человек) стали исчезать Заместители по общим вопросом, Технические директора и т.д.
Казалось бы, все правильно и логично. Объемы работ, оборота и основных средств не требует столь тщательного ухода, тем более после бурных сокращений начала 90-х специалистов, желающих подработать на рынке – «выбирай, не хочу». И здесь кроются ошибки Хозяина/Директора Организации:
1. Специалист работающий по разовому договору лишь «затыкает дырку», но не устраняет причину. В дальнейшем это выливается в капитальные затраты в лучшем случае, в худшем – пожар или неустранимую поломку – то есть финансовые потери.
2. При попытке определить кто виновен – тот, кто ремонтировал последним, или же тот, кто ремонтировал до него, или же тот, кто ремонтировал ДО до него и т.д. Про таких руководителей очень быстро расходится информация – результат: в такой организации работают с каждым разом всё менее и менее квалифицированные специалисты, а соответственно неприятности начинают расти как снежный ком.
3. Техническая и технологическая каша ведет к проблеме найма подрядной организацией. Оплата работ Подрядчика резко увеличивается.

Это апокалиптический сценарий. Но поверьте, такое сплошь и рядом случалось в 90-х и нулевых годах. Сейчас такая ситуация складывается реже и связано это с тем, что Руководители осознали потребность выделенного человека по хозяйственному обслуживанию. Подбирая специалистов, ориентируются только на один показатель: умение работать руками по всем видам работ: сантехника, электрика, отопление, плотницкие работы, грузчик, дворник. Функционал «МЕЛКИЕ РАБОТЫ» мы уже рассматривали выше, добавим только, что появление постоянного персонала не избавляет Руководство Организации от первых двух ошибок. Просто все это растягивается на более длительный срок при неправильно подобранном персонале, либо на очень короткий при огромной текучке персонала. Итак, перейдем сразу к должности заместителя директора/технический директор.
Что предъявляется в качестве критериев к претенденту на данную должность?:
А) Строительное образование
Б) Опыт работ
Что принимается во внимание изучая резюме претендента?:
а) Сколько лет отработал на том или ином месте
б) Каков функционал на предыдущих местах работы
в) Какое количество подчиненных
г) Опыт общения с различными надзорными органами

Вынужден огорчить читателей из вышепоименованных шести пунктов полезным может оказаться лишь один пункт – ОПЫТ ОБЩЕНИЯ С РАЗЛИЧНЫМИ НАДЗОРНЫМИ ОРГАНАМИ. Разберем это утверждение с точки зрения хозяйственного обеспечения.
Строительное образование. Наличие строительного образования дает лишь понимание правильности той или иной технологии и технических вопросов, но не дает Вам ответ об уровне самостоятельности Претендента решать возникающие проблемы в САМЫЕ СЖАТЫЕ сроки при минимуме финансовых, организационных и кадровых возможностях.
Опыт работ. Срок и место работы сообщает Вам лишь о том, что этот человек МОЖЕТ обладать организаторскими способностями. Но где гарантия того, что все что творилось на предыдущей работе делалось им самим, а не его заместителем/заведующим хозяйством или инициативным электриком/сантехником/слесарем? Как проверить этот факт? Позвонить в отдел персонала той организации, как сейчас практикуется? За последние пять лет набирает обороты практика «очернения» ушедших специалистов, особенно если данный высококлассный специалист имеет «тяжелый», «скандальный» характер. Вы готовы потерять возможно, лучшего специалиста в регионе из-за наветов? Тогда мы идем к вам!
Сколько лет отработал на том или ином месте. Вообще несущественная информация. Причина? Если при приеме на работу специалист хозяйственной службы видит, что декларируемое расходится с реальностью его естественная реакция покинуть эту Организацию. Или бывает так, что жизненные обстоятельства поменялись – заболела жена/ребенок, требуется что-то поближе к дому. Смена Руководства также может привести к желанию сменить место работы и т.д. и т.п. Все это можно выразить одной фразой – «Это НЕ Я такой, это ВРЕМЕНА ТАКИЕ».
Каков функционал на предыдущих местах работы. Существенная, но не важная информация. По ней можно определить потенциал претендента на вакансию. Человеку, отработавшему в хозяйственном обеспечении очевидно, что те или иные РЕГУЛЯРНЫЕ функции приведут к накоплению опыта по реагированию на те или иные нештатные ситуации, а также скорость, адекватность и полноту реагирования на ситуации СМЕЖНЫЕ тем, с которыми ему приходилось сталкиваться. ГЛАВНАЯ ОШИБКА ПРИ ПРИЕМЕ СПЕЦИАЛИСТА НА ЭТУ ДОЛЖНОСТЬ! Оценить потенциал претендента может лишь человек/специалист/Руководитель ОТРАБОТАВШЕЙ ВНУТРИ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ СИСТЕМЫ! Очень часто оценивают претендента по дополнительным качествам – честность, умение работать в команде, умение налаживать отношения, умение подстраиваться под начальника (преданность), психологическая совместимость, желание заполучить эту должность и фиг знает чего еще… Принимая на работу пилота-летчика вертолета, вы будете спрашивать как он относится к тому, что начальником у него будет женщина? Тогда почему этот вопрос регулярно задают претендентам хозяйственных должностей?
Какое количество подчиненных было у претендента на предыдущей работе ни о чем вам не скажет. Человек может быть харизматичным и скрытым лидером. Он может одним только взглядом заставить своих коллег (даже не подчиненных!) делать то, что начальник матом, уговорами и посулами не сделает.
Лишь опыт общения с различными надзорными органами дает нам прямую информацию о претенденте как специалисте. Как он встретил их? Как и что проверяли? Каковы результаты проверки? Какие действия его лично и подчиненных ему людей? Итоги проверки, в чем выражались? Что доложено Руководству и предпринятые им (Руководством) действия? Это сфера деятельности, которая хорошо известна многим, а уж Руководству Организации достаточно, чтобы проверить насколько честен претендент, насколько часто он общается с надзорными органами и каков его потенциал в части переговоров.
Предположим, Заместитель Директора по техническим вопросам/Технический Директор выбран. С чем в нынешних реалиях сталкивается на данной должности Человек?
1. Решение вопросов промышленной безопасности
Это контроль по ведению журналов: охрана труда, противопожарная безопасность, электробезопасность, лифтовое хозяйство, сосуды под давлением, специализированные, если Организация занимается производством.
2. Хозяйственное обеспечение как самостоятельный вид деятельности
Контролировать; оперативно распределять приоритеты, время, финансы, задачи, роли, функции, обязанности; мобилизовать ресурсы и организовывать деятельность подчиненных ему людей.
3. Планирование деятельности хозяйственной деятельности организации (в смысле хозяйственного обеспечения – например ППР – планово-предупредительные работы) и ведение отчетности в рамках своей службы
4. Анализ деятельности всех сотрудников хозяйственного обеспечения, хозяйственной деятельности организации (в смысле хозяйственного обеспечения – например расход электроэнергии) и вынесение предложений Руководству Организации
5. Составление технического задания на проведение подрядных работ. Подбор Подрядчиков, Поставщиков и Обслуживающие организации на работы. Координация, увязка всех проектов как во временных интервалах, так и в финансовом коридоре возможностей Организации, с учетом перспектив развития последней.

Это основные блоки, которые приходится решать на этой должности. Вся деятельность должна подчиняться одному – предоставление комфортных, законных и безопасных условий деятельности всех сотрудников Организации, повышая имидж внешним видом помещений, зданий, настроения сотрудников и т.д. и т.п.
При этом имеются чисто специализированные блоки вопросов, например, в медучреждениях – соответствие различным СНиПам, лицензионным требованиям, распоряжениям надзорных органов в сфере Здравоохранения; в химическом и парфюмерном секторах бизнеса – соответствие Правилам хранения и содержания продукции; в транспортной организации – исправность подвижного состава, обеспеченность необходимым инструментом и запчастями, исправность технологического оборудования, исправность зданий и сооружений…
С какими же проблемами на этом уровне функций приходится сталкиваться Хозяйственнику?
1. Попытки Руководства напрямую управлять хозяйственными должностями
2. Финансово ограничивать деятельность хозяйственной службы
3. Навязывание «правильных» решений различных ситуаций
4. Недостаточное понимание важности своевременного обучения персонала и получение соответствующих «корочек»
Расшифровку всех этих проблем мы оставим на другую часть публикаций. Укажем только что ошибаются не только Руководство Организации. Роль Личности на данной должности возрастает многократно. Промахи на этой должности могут привести к трагическим последствиям, либо огромным финансовым затратам, вплоть до закрытия бизнеса. Итак на чем может «погореть» данное должностное лицо:
А) Отсутствие стратегического понимания развития Организации и как при этом требуется соотносить хозяйственные затраты
Б) Недостаточное управление хозяйственными процессами среди вверенных ему людей
В) Непонимание/недооценка важности документальной составляющей хозяйственных процессов как в технических, технологических, вопросах безопасности труда, так и в финансовых и экономических вопросах
Г) Отсутствие планирования мероприятий, событий
Д) Слабое управление/отсутствие управления внешними связями
Е) Отсутствие постоянного анализа деятельности вверенного подразделения. Выработка корректирующих мероприятий и устранений выявленных недостатков в деятельности подразделения
И опять-таки вынужден отложить расшифровку указанных пунктов на более поздние публикации.

Четвертый уровень. Административный директор – последний, высший и перспективный уровень развития хозяйственных должностей. Что нынче вкладывают Работодатели в понятие этой должности? Почему? Каковы скрытные тенденции и мотивы ведут эту должность «в Никуда»? Стоит ли претендовать на эту должность «технарям» и почему? Кто из претендентов сможет наиболее полно раскрыться на данной вакансии? И стоит ли оно того? Надеюсь, что на эти вопросы я смогу ответить наиболее полно в седьмой части своих публикаций. Ибо уже написанное здесь непозволительно ОГРОМНО для одной мааааленькой статьи…:-)

Источник