Тайминг встречи что это
Урок 4. Соблюдение тайминга встречи: инструменты фасилитации
Расскажем, как заканчивать обсуждение вовремя
и уважать расписание всех его участников.
Урок 4. Соблюдение тайминга встречи: инструменты фасилитации
Расскажем, как заканчивать обсуждение вовремя и уважать расписание всех его участников.
В этом уроке вы узнаете:
Почему нарушается тайминг встречи
Время — это один из самых ценных и невосполнимых ресурсов, который есть у человека.
Только подумайте, сколько возможностей можно упустить, если не уметь его правильно использовать. Это касается не только повседневных ситуаций, но и рабочих моментов.
Наверняка такие совещания были не раз.
Вместо заявленного часа они растягивались на два, а то и три часа. Везением можно назвать случаи, когда все проходило успешно: итоги всех устраивали и приносили результат.
А что, если вы совещались больше установленного времени, но так ни к чему и не пришли? Такая ситуация не редкость.
Сложно не выйти за рамки тайминга на встрече, когда не понимаешь, какие причины этому сопутствуют. Часто участники попросту не думают о том, что пренебрежение временем может разрушить не только успех встречи, но и расписание дня коллег.
Помните: затянутая по времени встреча не гарантирует достижения поставленной цели. Главное не количество, а качество.
Относитесь уважительно к своим коллегам и их времени.
Возможно, вы сталкивались хоть с одной из этих причин совсем недавно, но так и не поняли, как ее преодолеть.
Дальше мы расскажем о том, как фасилитация поможет в этом, и поделимся парочкой интересных и действенных инструментов.
Отправляя заявку, я соглашаюсь на обработку
Давайте представим, что вам поступил запрос от руководителя: необходимо обсудить, как и куда двигаться компании, и составить план работы на ближайшие полгода. При этом руководитель подчеркнул, что в предыдущие разы был серьезно нарушен тайминг встречи, и в этот раз хотелось бы не повторять этих ошибок.
Задача не из легких, но с помощью понимания основ фасилитации можно попробовать с ней справиться.
Для того, чтобы тайминг не был нарушен и встреча получилась продуктивной, ответственно подойдите к ее подготовке. Грамотно продуманные этапы планирования и подготовки настроят людей на рабочую волну и не позволят отвлечься от темы обсуждения.
О чем говорит это правило и почему оно так важно для соблюдения тайминга?
Пять «П» включают в себя самые важные вопросы, которые ставит перед собой фасилитатор.
Хорошо ориентируясь в каждом из них, вы поймете, что именно должно быть достигнуто на встрече, почему, кем и как. Это позволит уберечь группу от нарушения временных рамок.
Участники должны понимать зачем они собрались и как будет строиться процесс.
Для этого мы на программе обучения фасилитации используем собственную разработку — Пирамиду рациональных целей Global Dialog (С).
Поставленная цель — это то, что мы хотим получить в конце, результат нашей встречи. Более подробно мы поговорим про этот инструмент ниже.
Решите, что это будет — план-график, облако идей, пункты основных договоренностей.
Подумайте про результат встречи в формате артефакта и в самом начале поясните группе, к чему вы все будете идти.
Продумайте, кого именно вы ожидаете на встрече, кто может и должен внести свой вклад в итоговое решение и в его реализацию. Помните про говорунов и молчунов, которые могут существенно повлиять на ход дискуссии.
Ориентируясь на нужный вам уровень пирамиды, учтите количество участников и возможные проблемные зоны.
Всегда помните, что на тайминг влияет то, как вы построили работу исходя из количества участников встречи. Для больших групп предлагайте очень понятную и структурированную деятельность, а не свободную дискуссию. Пропишите инструкции, вплоть до того, сколько времени необходимо выделить на каждый этап. Постарайтесь правильно распределить время: заложите чуть больше на подведение итогов, при этом чуть меньше на открытие встречи.
Во время встречи бывает так, что вся группа неожиданно увлекается боковой веткой обсуждения. Иногда попытки лишь «запарковать» ее не приносят успеха.
Наш хороший знакомый тренер-фасилитатор партисипативной фасилитации (ТоР(с)) Алан Хекман из Института культурных связей Великобритании ICA:UK любит рассказывать группе такую историю, если видит, что она отклонилась от темы и заинтересованно обсуждает какую-то другую тему.
После этого, участники как правило, расставляют приоритеты и двигаются вперед.
Как соблюдать тайминг встречи
Бывает такое: вы сидите на встрече и мечтаете, чтобы она наконец закончилась, и вы смогли вернуться к работе. Участники встречи перебрасываются замечаниями, которые для вас просто не имеют смысла. Вы прокручиваете в голове список дел на день и надеетесь, что руководитель заметит: встреча длится уже на час больше согласованного времени
Исследования показывают, что более трети всех рабочих встреч непродуктивны и выходят за рамки отведенного времени. 37% встреч начинаются с опозданием. Ценность собраний и планерок снижается, сотрудники чувствуют, что зря тратят на них время.
Хочу поделиться советами, которые помогут закончить обсуждение вовремя и сделать собрание эффективным.
Убедитесь, что цель собрания ясна, выделите время для каждого пункта в повестке дня
Встречи, цель которых не обозначена, как правило, длиннее. Это автоматически снижает уровень вовлеченности участников. Организатор всегда должен знать ответ на вопрос, зачем собрал встречу. В начале собрания или незадолго перед ним перечислите все пункты повестки дня и определите примерный временной интервал для каждого. Так вы сможете лучше спланировать время.
Сделайте привычкой всегда начинать встречи вовремя
Недопустимо опаздывать на встречу и заставлять коллег ждать. Начинайте встречи вовремя и всегда вовремя приходите на встречи других организаторов. Вы можете установить правило, что дверь собрания закрывается через 5-10 минут после начала.
Каждая минута имеет значение
Вы не должны приходить на собрание, если не собираетесь внести свой вклад. Встречи предназначены для обмена информацией. Если вы организатор собрания, поделитесь повесткой дня заранее и попросите всех выделить 15 минут, чтобы подготовить комментарии. Попросите записать мысли и вопросы, чтобы каждый смог использовать имеющееся время по максимуму. Ограничивайте время выступления каждого участника и попросите сообщать заранее, если кто-то хочет добавить пункты в повестку дня.
Попросите кого-нибудь следить за временем
Если предполагается, что встреча продлится один час, поставьте таймер, чтобы он предупредил вас за 15, 10, 5 минут до конца. Если останутся важные вопросы, которые необходимо обсудить, лучше назначить следующую встречу. Уважайте расписание коллег: каждый заранее планирует свой календарь, если вы задерживаете свое собрание, кто-то может опоздать на другую важную встречу.
На встрече должны быть только нужные люди
Если у сотрудников нет новостей, которыми можно поделиться, важной информации по теме встречи или если их решение не требуется, сэкономьте их время. Протоколы собрания и план последующих действий можно отправить всем коллегам после встречи.
Ведите протокол собрания
Поручите одному из участников вести протокол собрания. Так вы сможете отслеживать результаты встреч. Протокол собрания должен состоять из принятых решений, важных задач, ответственных лиц и дедлайнов для каждого пункта плана.
Встаньте, чтобы закончить встречу вовремя
Если время ограничено, попробуйте встречу стоя. На собрании стоя никому не разрешается сидеть ни по какой причине. Через некоторое время все начнут чувствовать дискомфорт, и вопросы будут решаться быстрее. Попросите всех встать, и комментарии станут короче. В результате завершить встречу вовремя будет проще. Однако следите за тем, чтобы качество разговора оставалось высоким, и не принимайте поспешных решений только для того, чтобы принять решение.
Сфокусируйте внимание на важном
Часто бывает, что кто-то хочет поделиться слишком большим количеством деталей, которые можно было бы прекрасно обсудить после встречи. Ваша задача как организатора — следить за тем, чтобы никто не отходил от темы. У вас может быть правило: если точка зрения не требует принятия решений другими участниками собрания, ее можно оставить для личного разговора позже или для электронной почты.
Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем
Что такое тайм-менеджмент
Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.
Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.
Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.
Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.
Принципы тайм-менеджмента
Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.
Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.
Лучшие методы тайм-менеджмента
1. Подготовка с вечера
Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.
2. Хотя бы N минут
Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.
3. Дедлайны
Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.
4. Поедание «лягушки»
Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.
5. Мелкие задачи
Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].
6. Автофокус
Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.
7. Сделайте это завтра
Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.
Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.
Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».
8. Деление большой задачи
Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.
9. Одна задача в один промежуток времени
Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.
10. Методы фиксированного времени
Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.
Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.
Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.
Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.
Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.
Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.
11. Принцип девяти дел
Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.
Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.
12. Канбан
Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.
Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.
Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.
13. Хронометраж
Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.
14. Матрица Эйзенхауэра
Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.
15. Тайм-менеджмент по хронотипу
Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:
Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.
Приложения для управления временем
Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.
Книги по тайм-менеджменту
Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.
Читайте также на РБК Трендах:
Как проводить эффективные встречи: опыт Heads and Hands и Skyeng
Всем привет, меня зовут Андрей, я тимлид проджект менеджеров в компании Heads and Hands. В рамках своей работы я регулярно провожу клиентские встречи, от эффективности которых напрямую зависит качество будущего проекта.
В статье я поделюсь результатом совместного исследования с топ-менеджерами Skyeng и отвечу на вопрос: как провести эффективную встречу.
Исследование включило в себя интервьюирование топ-менеджеров Skyeng, опыт внутренней и внешней коммуникации Heads and Hands, а также изучение тематических статей и зарекомендовавших себя практик. Например, приемов проведения встреч от T.J. Walker. (Walker обучал ораторскому искусству президентов, премьер-министров, нобелевских лауреатов, сенаторов и написал книгу ставшую бестселлером №1 на территории Соединенных Штатов — «Secret to Foolproof Presentations»)
Можно выделить много разных типов встреч: 1 на 1, регулярный митап, креативная сессия — все они могут проходить вживую, в формате конф-колла или быть чем-то смешанным. Предлагаю разложить по полочкам самый сложный, на мой взгляд, тип встречи:
Часть участников подключены удаленно;
Представлено несколько сторон и несколько мнений;
Больше чем на 3 человека.
Первый и самый важный этап — подготовка. Я поделил его на 6 шагов-вопросов которые стоит задать самому себе (далее каждый из этапов будут поделены на шаги-вопросы, они составят «карманную шпаргалку» приложенную в конце статьи).
Обязательный вопрос, с которого стоит начать: Нужна ли эта встреча? Лучшая встреча та, которой не было. Можно ли решить все вопросы в переписке, можно ли обсудить их за несколько минут в коридоре? Прикиньте в уме среднюю часовую ставку специалистов, которых вы планируете позвать на встречу, умножьте на количество участников и на продолжительность встречи, получится итоговая стоимость встречи. Вопрос выносимый на встречу точно стоит денег, которые вы собираетесь потратить?
Определились, проблемы действительно требуют обсуждения, что дальше? Подготовьте список вопросов — адженду (специалисты советуют не выносить больше 5 основных идей на одно обсуждение/презентацию, даже если это годовое планирование для 17ти отделов сразу. Стоит разбить стратсессию на несколько осмысленных частей с перерывами). Составьте свой список вопросов или соберите список вопросов от участников. Отфильтруй их и выбери действительно важные. Итоговая адженда должна быть простой и понятной:
Оцени примерный тайминг на встречу. Это поможет участникам быстрее выбрать подходящий слот в расписании, а вам более структурировано подойти к встрече. Что стоит учитывать при выборе тайминга:
Спроси участников кто еще может быть релевантным источником информации по обсуждаемым вопросам. Не стоит забывать, что чем меньше участников, тем лучше.
Держим в голове формулу: ставка участников*количество участников*время встречи = стоимость встречи
Кроме экономии денег и времени, это поможет сильно упростить фасилитацию (управление, написание заметок, подведение итогов и пр. Статья по теме) встречи, избежать множества споров. У Джефа Безоса (CEO Amazon) есть довольно известное правило двух пицц: Количество людей на встрече не должно превышать количество людей наедающихся двумя пиццами, т.е. 5-8 человек. Научные изыскания в области групповых коммуникаций доводят эту цифру до 10 человек.
Нужно понимать, что чем больше участников, тем выше вероятность развития:
Маленький вопрос, за которым часто скрывается куча потраченного времени. Чтобы выбрать удобное время для всех участников можно использовать следующие решения:
Определились со временем? Забронируйте переговорку, выберите удобное всем место, подготовьте комнату в Zoom, Hangouts, добавьте всех заранее в Skype.
Этот вопрос я лично считаю самым проблемным, потому что до сих пор не нашел универсального инструмента для его решения. Если у вас вдруг есть такой, пожалуйста, напишите мне в комментариях 🙂
Никогда не будет лишним перепроверить себя:
Начинаем с того же, чем закончили прошлый этап: Все ли готовы? И первый кого стоит проверить — это вы сами. Ваша встреча — ваша ответственность, по возможности придите в переговорку заранее, разложите раздаточные материалы, подключите оборудование, настройте соединение. В конце концов, убедитесь что всем хватает стульев.
В применении к приглашенным, этот пункт не обязательно про подходящую информацию в голове, скорее про эмоционально-физическое состояние. Возможно, встречу стоит перенести, если один из ключевых участников мучается сегодня от головной боли. Есть одна крутая практика для быстрой синхронизации участников встречи, ее мне посоветовали ребята из Skyeng : Check In/Check Out
Спросите участников, что они ожидают от встречи. Важно синхронизировать этот момент сразу и понять какой должен быть итоговый результат. Утрируя, при одном и том же вопросе адженды «Требования к новым баннерам на сайт» — приглашенные контентщик и разработчик могут ожидать абсолютно разного обсуждения.
А теперь задайте тот же вопрос себе: Чего жду я от этой встречи? Что Я хочу, чтобы эти люди сделали? Что может мотивировать их на это? Ведите встречу исходя из полученного ответа.
Предыдущий вопрос плавно перетекает в фактический список вопросов на встречу, повтори его для всех участников. В 21 веке раздаточные материалы все еще считаются хорошей практикой. Распечатайте лист с адежндой для каждого участника, и им будет легко оставаться в контексте обсуждения и следить за прогрессом.
Представим что у вас не получилось последовать совету Джефа Безоса и ваша встреча напоминает собрание межгалактического сената. Раздели роли:
Возможно кому-то стоит вообще запретить участвовать в обсуждении и оставить наблюдателем.
Двигаясь по вопросам адженды, следите за тем, чтобы обсуждение не отдалялось от их сути. «Заземляйте» слишком сложные вопросы, которые точно не уложатся в текущий тайминг и переноси их на отдельные встречи (время будущих встреч лучше сразу зафиксировать по итогам текущей). Поддерживать обсуждение в правильном русле поможет лайфхак, которым со мной также поделились ребята из Skyeng: правило одного вето. Каждый участник встречи, будучи приглашенным получает возможность один раз наложить запрет на релиз продукта, без принятия решения по конкретному вопросу. Пример: Участники встречи уже 10 минут бурно обсуждают какая должна быть иконка у будущего мобильного приложения, хотя у вас нет даже готового дизайна для начала разработки. Вы останавливаете их и просите поднять руку того, кто готов запретить старт разработки приложения без конкретного решения по его иконке. Как показывает практика, если применять это правило исключительно для сохранения вектора развития обсуждения, руку никто никогда не поднимет и вы сможете вернуться к действительно важным вопросам. Если же кто-то считает возникшую проблему слишком важной, возвращайтесь к пункту про заземление.
Включаясь в бурное обсуждение, следите за таймингом встречи. Если встреча больше часа — подумайте про короткие перерывы. Если у тебя нет ответственного за тайминг, используйте обычный таймер на телефоне или Tomato на ноутбуке. Подготавливая презентацию ко встрече, я всегда оставляю на ней роадмап — небольшой каунтер на слайдах, который позволяет всем понимать сколько тем мы уже отсмотрели/обсудили. Мне же помогает сравнивать текущий прогресс с оставшимся временем.
Фасилитатор встречи должен обязательно следить за тихими и замкнутыми участниками, так как ценная информация может храниться в их мнении с такой же вероятностью как и во мнении всех остальных. Я уже упоминал про эффект социальной лени, в разделе подготовки ко встрече. Размытая ответственность может помешать высказаться даже не замкнутым, при других обстоятельствах, людям. Обращайся к ним напрямую и задавай открытые вопросы.
За 5 минут до конца встречи начни подводить итоги, какие вопросы обсудили, какие решения по ним приняли, какие вопросы вынесли на другие встречи, когда назначаем эти дополнительные встречи, какие задачи и кому были поставлены. Но ваша задача не просто подвести итоги, а дать всем участникам осознание ценности потраченного времени. Насколько вы продвинулись к общей глобальной цели проведя эту встречу?
Не забудь поблагодарить участников за уделенное время, внимание и проделанную работу
Все обсудили, решение приняли, ответственных назначили и даже уложились в тайминг, но расслабляться еще рано!
Собери фоллоуап: кратко опиши итоги встречи, поставь задачи ответственным людям по этим итогам, прикрепи материалы со встречи (запись аудио, фото доски).
Собери обратную связь по проведенной встрече. Для этого тебе вполне хватит простого формата: хорошо/плохо, полезно/не полезно, что понравилось/что не понравилось.
Это можно сделать в виде анонимного опроса в чате со всеми участниками прошедшей встречи. Если вы используете описанную в разделе «Начало встречи» методику Check Out, можете опросить участников до того как все разошлись.
За этим может следить сам исполнитель договоренности, специальный ответственный или, если формат встречи позволяет, выполнение договоренностей можно проверить в начале следующей встречи.
Не смотря на то, что в статье я старался разобрать максимально возможное количество проблем и их решений, осталось еще много факторов, которые могут сильно повлиять на эффективность вашей встречи. Опоздания участников, открытый конфликт (тема для отдельной статьи) и даже плохой интернет. Поэтому я был бы рад услышать с какими проблемами при проведении встреч сталкиваетесь вы и какими инструментами пользуетесь.
Спасибо за прочтение, ниже прикладываю ссылку на мою шпаргалку для проведения эффективной встречи и надеюсь что она окажется полезна многим: Шпаргалка в Notion