знание документооборота что это
Что такое знание делопроизводства и организация документооборота
Правильная организация документооборота влияет на результаты работы предпринимателя или юрлица. Ответственность за делопроизводство возлагается на одного сотрудника либо на подразделение. От качества работы ответственных лиц зависят финансовые результаты компании, ее умение адаптироваться под изменения во внешней среде. Поэтому каждому руководителю нужно понять, что это – знание делопроизводства.
Понятие делопроизводства
Делопроизводство предусматривает организацию документооборота, документирования, использования и хранения документации.
От правильной организации документооборота зависит деятельность хозяйствующего субъекта и госучреждения. Координацией делопроизводства занимается Федеральное архивное агентство. Оно разрабатывает и внедряет методику документооборота. За создание бланков документации ответственно Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии.
Законодательная база
На мой взгляд, важнейшими законодательными актами, определяющими нормативно-правовое обеспечение делопроизводства, являются:
Это минимум, который потребуется изучить сотрудникам для правильной организации делопроизводства. Существуют также иные нормативы, определяющие работу различных структур делопроизводства.
Для чего необходимо
Документация в компании является одним из элементов управления и необходима для того, чтобы коллектив и конкретный исполнитель понимали и решали задачи, которые перед ними ставит руководство. Чтобы упростить работу с информацией, организовать ее учет, единообразие и стандартизировать, нужно владеть основами делопроизводства.
Необходимость делопроизводства объясняется выполнением следующих функций:
Выполнение данных функций свидетельствует об отлаженной работе делопроизводителя либо структурного подразделения организации.
Основы делопроизводства
Основным внутренним нормативным актом, регулирующим перемещение документации, является инструкция по делопроизводству. Она утверждается приказом либо постановлением руководителя. Срок действия у такого нормативного акта отсутствует. В его текст рекомендую включить следующую информацию:
Сотруднику потребуется понять, для какой документации необходима печать, а для какой – штамп. Исходящая корреспонденция заверяется печатью. Входящая корреспонденция после рассмотрения руководителем также заверяется печатью. Для документации внутреннего пользования используется подпись руководства.
Внимание! Штамп необходим делопроизводителю для градации материалов. Юридической значимости он не имеет.
Организация документооборота
Документооборот в нашей компании организуется из этапов. Для эффективной работы хозяйствующего субъекта потребуется выполнение каждого из них:
Что касается входящей корреспонденции, то здесь существует несколько особенностей документооборота. Бумаги поступают в компанию извне, регистрируются и передаются исполнителю. При необходимости формируется ответ. Далее материалы направляются в архив либо уничтожаются.
Виды делопроизводства
Выделяется несколько видов делопроизводства. Использование каждого из них обуславливается типом учреждения (хозяйствующего субъекта):
Общее делопроизводство характеризуется документированием управленческой деятельности, свойственной для каждого госучреждения, хозяйствующего субъекта. Данный тип делопроизводства применяется для организации финансовой, кадровой, управленческой, хозяйственной работы предприятия.
Специальное используется для обеспечения работы учреждений, функционирующих в специальной (внешней) сфере. Например, оформление документации для уголовно-процессуальных, оперативно-розыскных, административно-процессуальных действий. Речь идет о делопроизводстве в органах правопорядка, в которых документооборот связан с обеспечением законности и борьбой с преступностью.
Суть секретного делопроизводства состоит в работе с секретной документацией, сведения из которой являются государственной (служебной) тайной. Работа с такими материалами осуществляется по специальным правилам, исключающим возможность утечки информации. С секретным делопроизводством может использоваться и общее.
Кадровое делопроизводство
Данный вид делопроизводства необходим каждой компании. Независимо от ее размеров, предполагает перемещение и хранение документации, связанной с трудовой деятельностью персонала. Обязательство по документообороту в данном случае возлагаются на сотрудников, работающих в отделах по подбору персонала. Они обязаны правильно организовать прием, обработку и хранение материалов, относящихся к кадровым.
Внимание! Часть из них относится к тайным, поэтому документооборот ведется с соблюдением секретности.
Организация кадрового делопроизводства на видео:
Судебное делопроизводство
Такое делопроизводство отличается от прочих разновидностей, так как в распоряжении делопроизводителя находится специальный пакет документации и прочих свидетельств. Сотрудники должны обеспечить прозрачность документооборота и работы судебной системы, поэтому используются соответствующие принципы перемещения и хранения материалов. Но вместе с тем, требуется обеспечить сохранность персональных и секретных сведений.
Важно! Этапы документооборота строго регламентированы и за каждым из них осуществляется контроль.
Организация делопроизводства
Независимо от направления деятельности компании и вида делопроизводства, существует схема его организации. Она включает в себя этапы и цели, свойственные всем типам хозяйствующих субъектов.
Входящий поток документов
Представляет собой документацию, поступающую в компанию из различных госучреждений и прочих субъектов хозяйствования на бумажном либо электронном носителе. Это могут быть письма, коммерческие предложения, претензии, счета для оплаты и прочее. Качество документооборота в отношении подобных материалов достигается следующими действиями:
Данный порядок перемещения входящей корреспонденции свойственен для всех типов хозяйствующих субъектов, независимо от размеров и формы собственности.
Исходящий поток
Исходящая документация формируется в структурных подразделениях нашей компании, что подразумевает наличие компетентных сотрудников в каждом из них. После проверки проект согласуется и направляется получателю.
Работа с исходящей документацией подразумевает наличие следующих отлаженных процессов:
Получателями могут выступать заинтересованные лица. Чаще всего письма направляются контрагентам, в госучреждения, покупателю, поставщику и прочим субъектам.
Внутренний поток
В компаниях с большой численностью сотрудников организация внутреннего документооборота и делопроизводства требует много сил, так как это сложный участок. В связи с тем, что внутренняя документация соединяет в себе черты входящих и исходящих материалов, наладить процесс ее перемещения тяжело. Проект формируется сотрудником, далее проходит согласование и визирование у руководителей структурных подразделений. Затем материалы поступают руководству компании на подпись. После этого информация направляется работнику, ответственному за исполнение поручений, содержащихся в документации, либо всей компании.
Важно! Необходимо сформировать оптимальные методы передвижения документации от самого «низа» (от сотрудника, сформировавшего проект) до руководства и, далее, на исполнение работнику (подразделению). Также необходимо организовать контроль над исполнением распоряжения.
Следовательно, организация делопроизводства даже в маленькой компании потребует определенных навыков и затрат. Причем особенности документооборота определяются типом подразделения. К примеру, виды делопроизводства будут отличаться в общем отделе и в бухгалтерии.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Основы делопроизводства и документооборота для новичков
Каждый сотрудник, кто в той или иной степени взаимодействует с документами, обязан изучить основы делопроизводства — это та область знаний, которая им необходима. Хотя основная часть работы в этой сфере возлагается на секретариат, представителям других специальностей тоже полезно разбираться в документальной деятельности организации. Проясним основные моменты.
Нормативно-правовая база
Федеральное архивное агентство координирует всю систему делопроизводства и обеспечивает методическое сопровождение ее участников: основы делопроизводства и документооборота находятся в ведении этого ведомства.
Разработкой непосредственно форм документов занимается Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (известное как Госстандарт). Еще одна значимая организация — ВНИИДАД. В ее компетенции — научно-исследовательская работа в области документоведения и архивного дела.
Что касается законов и подзаконных актов, то особое внимание специалистам необходимо обратить на:
Также Росархив предлагает методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству.
С чем предстоит работать специалисту
Базовая тема — это документационное обеспечение деятельности организации. Основы делопроизводства (кратко) сводятся к изучению различных видов бумаг, которые укрупненно делятся на:
Когда они изучены, целесообразно переходить к следующим тематическим блокам:
Государственное регулирование мы вкратце уже рассмотрели выше. Это тоже обязательная часть. Требования и стандарты регулярно обновляются. Следовательно, делопроизводителю необходимо отслеживать нововведения и корректировать с их учетом свою работу.
Номенклатура дел
Базовый свод правил организации документооборота на конкретном предприятии обычно формулируется в виде номенклатуры дел, которую утверждает приказом руководитель организации.
Еще одним основополагающим документом является Положение о делопроизводстве.
Специфические вопросы документооборота
Вышеперечисленные темы актуальны для любого сотрудника от секретаря до руководителя. Но есть и узкоспециализированные, предназначенные для конкретных категорий специалистов:
Есть специфика ведения документов в каждой конкретной отрасли (промышленность, торговля, строительство и т. п.).
Ни одно современное предприятие не может работать без документов. Поэтому грамотная организация документооборота – один из факторов, влияющих на эффективность работы предприятия в целом. Что включает в себя это понятие? Какие бывают виды и система документооборота? Все это мы рассмотрим в статье.
Документооборот и делопроизводство
Документооборот – это одна из стадий делопроизводства. Внутри данного процесса тоже выделяют этапы или потоки:
Правильная организация процесса позволяет проконтролировать движения документа на всех его этапах, от момента создания до поступления на хранение. Это дает возможность в каждый момент времени знать, где находится бумага, какая с ней ведется работа.
Этапы обработки документов
Каждый входящий документ на предприятии проходит через определенные стадии. Длительность пути зависит от порядка, который закреплен в организации. Вся входящая корреспонденция может попадать первоначально на стол к руководителю, а только затем к исполнителям. Это более длинный путь, используется не так часто.
Каждый входящий документ проходит процедуру регистрации. Делается это в специальном журнале. Указывается дата поступления, а также предварительно присвоенный порядковый номер.
Особенно важные документы могут находиться на контроле исполнения. Завершающий этап обработки – направление документа на архивное хранение.
Принципы организации документооборота
Организация документооборота преследует цель сокращения времени на хождение документов. Для достижения этой цели разработаны определенные принципы:
Соблюдение этих правил позволяет исключить потерю времени на дублирующие друг друга действия, создать равномерную нагрузку на людей, работающих с бумагами.
Что такое документопоток?
Так принято называть документы, схожие по назначению или виду, которые имеют одну цель следования.
Поток характеризуется структурой, периодичностью и плотностью. В торговой организации, которая каждый день отгружает товары в большое количество розничных магазинов, документопоток будет отличаться однородной структурой, ежедневностью и высокой плотностью. Если же компания занимается производством дорогого промышленного оборудования, то ее поток будет с иными характеристиками.
Электронный документооборот
То, что в классическом документообороте существует материальный носитель документа, создает ряд серьезных проблем. Бумаги нужно как-то передавать из одной организации в другую. Для этого используются курьеры или почта. Это требует финансовых и временных затрат, кроме того, возможны сбои в доставке и ошибки из-за человеческого фактора. Документооборот – это серьезные финансовые и временные затраты.
Бумаги нужно где-то хранить. Если организация крупная, то для хранения требуются большие площади. При форс-мажорных обстоятельствах возможна гибель документов без возможности последующего восстановления. И это далеко не все проблемы.
Электронный документооборот – это система, которая становится все более популярной, так как лишена перечисленных выше недостатков. Для передачи данных используются современные защищенные системы, это гарантирует быструю и точную доставку, сокращает время обмена документами, обеспечивает надежное хранение. 
Государственные организации, такие как налоговая инспекция или пенсионный фонд, быстро оценили преимущества обмена информацией в электронном виде, поэтому прилагают усилия к тому, чтобы как можно больше организаций сдавали отчетность именно так.
Четкий документооборот – это возможность быстро находить необходимую информацию и направлять ее по адресу с наименьшими затратами времени.
Что обязательно нужно знать о грамотном документообороте
В первую очередь документооборот любой организации можно разделить на внутренний и внешний в зависимости от его направленности.
Пользователями внутренних документов являются:
Во внутренних документах присутствуют только подписи ответственных лиц, многие даже не требуют печати. Внутренняя переписка может вестись и вовсе в безбумажном формате. Сотрудник идентифицируется по логину или адресу почты (выдаются при трудоустройстве).
Кстати! Для организаций наличие печати не обязательное условие, но если она есть, то ее необходимо использовать. ИП также может работать без печати.
Формы регламентируются учетной политикой, особенностями делового оборота и внутренними установка компании, если только речь не о строго утвержденных формах, хотя таких осталось немного.
К пользователям внешних документов относятся:
Внешние документы часто имеют строго утвержденную форму (декларации, справки, заявления). Иногда их передача должна сопровождаться предъявлением доверенности и подтверждением личности представителя компании.
Способы организации
В зависимости от вида и направленности можно создать различные системы документооборота:
Важно! Действующее законодательство не предусматривает полного перехода на ЭДО, потому что некоторые документы, в частности связанные с кадрами, необходимо подписывать работникам лично (собственноручно) без ЭЦП.
Ведение внутренней документации обычно ограничено только фантазией руководства. Служебные записки, распоряжения, инструкции, отчеты о проделанной работе станут обязательными, если они есть во внутренних положениях, должностной инструкции и сотрудник был ознакомлен при трудоустройстве со своими обязанностями и корпоративными правилами.
Для того чтобы обмениваться в электронном виде с поставщиком или клиентом актами, накладными и другими документами, придется указать такую возможность в договоре. Если ваши покупатели делают заказ через сайт, то подобные условия стоит разместить в разделе правил пользования и напомнить покупателю, что он соглашается с ними, а также запросить необходимую информацию. Например, для отправки чека онлайн-кассы может понадобиться мобильный номер или электронная почта.
Системы ведения ЭДО
Огромное количество операторов и производителей программного обеспечения предлагают сейчас услугу электронного документооборота. Причем организовать учет можно совершенно по-разному и с помощью операторов и без них:
CRM- системы
Основные этапы работы:
Важно! В результате общения в системе появляется карточка, сохраняющая подробную информацию о покупателе. Для обработки персональных данных физического лица необходимо получить его согласие.
При помощи CRM происходит обмен с клиентом документами и взаимодействие между отделами. Обычно в обороте фигурируют заявка, счет, акт или накладная, наряд, договор. Они могут формироваться в самом сервисе, что упрощает работу менеджера и увеличивает скорость его работы, а значит, объем продаж.
График документооборота
Если просто дать сотрудникам задачи и ждать их выполнения без указания конкретных сроков, то нужные документы бухгалтерия получит не скоро. Чтобы обеспечить своевременное поступление первички, понадобится график.
Для начала стоит составить список всех документов, которые будут использованы конкретно в вашей компании, и обозначить сроки их составления и передачи в следующий отдел или бухгалтерию. Можно также, если требуется согласование каких-то процедур, установить отведенный для этого период.
Кстати! Нарушение графика как самостоятельно, так и в составе других нарушений может стать причиной дисциплинарного взыскания и даже увольнения (п. 5 ст. 81 ТК РФ).
Затем определить, кто именно (не ФИО, а должность) отвечает за подготовку, подписание т.д. Соединить сведения в единую таблицу. Можно воспользоваться готовыми вариантами из сети. Потребуется ознакомить сотрудником под подпись с приказом (сам график — это неотъемлемое приложение к нему).
Требовать можно только те документы, которые предусмотрены должностной инструкцией, законодательством и правилами, относящимися к выполняемой сотрудником работе. Стоит обеспечить доступ к графику и его наличие на рабочих местах, чтобы сотрудники наглядно видели свои обязанности. В электронных системах и при наличии ЭДО можно настроить программы и сервисы таким образом, чтобы они указывали срок исполнения и предупреждали о приближении времени сдачи.
В чем поможет график:
Современные достижения в области программирования дают широкие возможности для внедрения как целого комплекса, так и скромных локальных систем для организации документооборота организации. Даже если компания небольшая, наличие четкого графика и строгих сроков позволяет улучшить не только внутреннюю работу, но и качество обслуживания клиентов.
Знание документооборота что это
Основы делопроизводства и документооборота на предприятии
Делопроизводство и документооборот — понятия, которые многие считают синонимами, однако это не так. Делопроизводство — это все, что касается работы с документами, начиная от их создания и заканчивая передачей в архив. Здесь имеется в виду обеспечение создания документов, передачи их из отдела в отдел и хранения после выполнения своей задачи.
Под документооборотом же подразумевают движение документов, т. е. фактически это этап, который находится между созданием документа и его уничтожением или передачей в архив. Делопроизводство и документооборот на предприятии находятся в тесной связи, поскольку последний является частью первого.
Делопроизводство и документооборот: важность для организации
Неспециалистам, которые не сталкиваются с организацией работы в комплексе, может казаться, что правильное делопроизводство и документооборот на предприятии — одна из наименее важных задач. Ведь это «всего лишь бумажки», а самое главное — наладить продажи, производство или предоставление услуг. И действительно, если ваше предприятие представляет собой руководителя и 3 сотрудников, то, возможно, это справедливо. Однако чем сложнее становятся ваши бизнес-процессы, и чем больше людей вовлекаются в каждый из них, тем меньше будет эффективность без налаженного делопроизводства и документооборота. Вы вольны выбирать форму: электронную или бумажную, однако совсем без них обойтись нельзя. Ведь вам нужно:
И это только небольшая часть задач, которые можно решить с помощью эффективного делопроизводства и документооборота на предприятии. Кроме того, в зависимости от вида деятельности организации и размера штата задачи могут сильно отличаться и дробиться.
Делопроизводство и документооборот на предприятии: общая схема организации
Однако вне зависимости от указанных выше факторов, есть общая схема организации делопроизводства и документооборота на предприятии, этапы и задачи, которые будут присутствовать даже в самой маленькой компании.
Организация входящих потоков документов
Это документация, которая создается в других организациях и учреждениях и поступает на предприятие в бумажном или электронном виде: письма, претензии, коммерческие предложения, счета на оплату и тому подобное. В их отношении для эффективного делопроизводства и документооборота необходимо обеспечить:
Организация исходящих потоков документов
Путь таких документов в делопроизводстве и документообороте предприятия обычно начинается в самом «низу» организационной структуры предприятия. После создания они проходят путь согласования и визирования в нескольких структурных подразделениях (в последнюю очередь — у руководства) и отправляются во внешние инстанции: торговым партнерам, поставщикам и покупателям, в контролирующие органы и так далее. Для исходящих документов необходимо разработать:
Организация внутренних потоков документов
Это самый обширный участок делопроизводства и документооборота на крупных предприятиях. При этом часто именно их движение является наиболее неупорядоченным. Внутренние документы могут объединять в себе черты входящих и исходящих. К примеру, путь какого-то документа может начинаться от специалиста или отдела в качестве проекта, пройти согласование и визирование в вышестоящих подразделениях, поступить на подпись к руководству и уже с его разрешительной резолюцией отправиться обратно вниз — к исполнению сотрудникам определенного отдела или всего предприятия.
Поэтому для результативного делопроизводства и документооборота необходимо разработать наименее затратные по времени пути движения документов как от исполнителей «наверх» при разработке проекта документа, так и «вниз», к исполнению уже готового, а также контроль их исполнения. Нужно избегать повторной регистрации одного и того же документа, поскольку это означает потери времени и непродуктивную нагрузку на исполнителей.